17档案管理办法

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1、上海梅林食品有限公司ShanghaiMalingFoodCo.,Ltd.梅食字17号档案管理办法1目的为了加强本公司的档案管理，有效的利用和保护档案资料，为公司生产经营服务。2范围适用于本公司在生产经营、产品质量、技术改造活动中形成的所有档案。3职责3.1总经办负责档案汇总，建档、档案查询等有关档案管理方面的各项基础工作并督促部门相关人员做好档案管理工作。3.2各部门相关人员做好本部门资料收集、登记、归档等工作，部门经理做好督促工作。4档案的形成与归档4.1各部门在工作中形成并保存以备今后查考的各类材料，包括文字、图表图

2、纸、电子文档等。4.2归档材料要符合规范，书写工具要用钢笔。4.3档案的归档范围4.3.1产品生产方面：工艺、新产品开发等技术文件。4.3.2经营销售：企业经营管理文件、合同、协议、市场经济信息等工作中形成的文件材料。4.3.3设备类：计量、能源、环保科技情报等科技活动中形成的科技资料；图纸（底图、蓝图）和技术文件；设备仪器的安装、调试、验收过程中的技术性、凭证性文件材料等。4.3.4技术管理：质量管理、技术引进、技改和标准等技术文件。4上海梅林食品有限公司ShanghaiMalingFoodCo.,Ltd.4.3.5计

3、划统计：生产年统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的有留存价值的文件材料。4.3.6人力资源管理：劳动合同、退工单、人力资源年报表及有留存价值额的培训资料。4.3.7财务类：财务账册、会计凭证、会计报表、审计报告及财务类文档。4.3.8奖状类：各相关职能部门所获得的荣誉证书及奖牌。4.3.9其他类：各部门日常工作中有留存价值的文档。5归档的时间与要求5.1成套设备图纸经绘制、审定、验收时归档。5.2项目鉴定、竣工、新购、更新重要设备仪器，验收时归档。5.3各相关职能部门所获得的荣誉证书及奖牌需及时归档。5.4其他文书类

4、档案、技术类资料、人力资源、生产经营、财务报表等，每年归档一次，每年一月中旬前交总经办汇总。5.5所有资料任何部门和个人不得私自保管。如确因工作需要，档案室可提供复印件，原件一般不外借。6图纸的管理6.1已定型设备的底图均由档案室统一保管。6.2底图一般不外借。底图修改时，应按常规办理借出手续，底图修改后应在图面上打上修改标志，作好修改记录，并由修改者署名，修改内容较多时，应另出新图代替，原图作废。6.3设备（包括电气设备）的底图应符合生产现状，设备若作更改，应由相关部门经理负责并责成有关人员对底图作修改或增添修改图，以

5、确保与实际状况相符。6.4在图纸的复印、晒印前应填写“图纸领用单”经部门经理同意，分管副总审批，由档案室负责晒印、复印。4上海梅林食品有限公司ShanghaiMalingFoodCo.,Ltd.7档案材料的整理、保管和统计7.1档案材料的整理要按科学、规范、系统、合理化的要求，根据国家和有关部门档案分类编号的规定，并结合本公司档案工作特点进行分类、整理、编目。7.2档案材料编册时要做好基本工作，根据时间先后顺序和文件形成的自然规律排列，标明页数，编制案卷目录、底图目录以及各种检索工具，为快速有效地利用档案信息提供方便。7

6、.3做好档案统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到正确可靠。8档案的借阅和利用8.1档案室保存的档案应积极为各部门提供利用。8.2各部门人员需借阅与本职工作有关的档案，借阅时必须办理借阅手续，特殊情况外借的需办理外借手续。8.3工艺、产品类技术资料借阅须有主管副总经理批准。8.4借阅人员对档案必须爱护、注意保密，严禁私自涂改、拆取。8.5档案的借阅时间一般不超过三个月，如未用完，需办理续借手续。8.6档案管理员要做好档案借阅的登记、统计工作，督促借用人员爱护档案，及时归还。9档案的鉴定与销毁9.1档案鉴定工作主要目的于

7、正确确定需要保存的档案，保护有价值的重要档案，使所保存的档案具有较高的质量，有利于对档案的利用和保管。鉴定工作必须严肃、慎重地进行，做到正确判定。9.2档案鉴定工作由总经办负责，可根据需要请有关领导、专业技术人员、管理人员参加鉴定。4上海梅林食品有限公司ShanghaiMalingFoodCo.,Ltd.9.3档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。长期保存期为本5~15年，短期为15年以下至3年。对已超过保管期限的档案，由各有关人员参加鉴定，由保管部门填写销毁单，造具清册，经领导批准后统一销毁。10本办法经修订后，于2

8、012年10月29日经公司总经理办公会讨论通过，即日起实施。如有与公司其他规章制度相悖处，以本办法为准。上海梅林食品有限公司2012年10月4