业务活动层面控制测试 - 合同管理

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1、业务活动层面控制测试——合同管理内控与风险管理部2011年6月主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例一、业务链简介合同管理包括合同申报、合同审查审批、合同签订、合同履行、变更与解除、合同归档、统计分析等环节。1合同申报合同审查审批合同签订合同履行、变更与解除合同归档、统计分析财务记账主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例二、重要风险分析1.合同未经有效审批2.合同专用章的使用未

2、经有效授权3.合同没有履行或没有及时履行且没有得到及时处理三、关键控制分析关键控制涉及的合同管理的重要业务流程：合同审查审批合同签订合同履行、变更与解除主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例三、关键控制分析1.专业部门、财务部门、法律部门相关岗位负责合同中技术、经济、法律内容的审查并报主管领导审批，在合同审查会签表上签字。2.根据授权签字人在合同文本上的签名使用合同专用章。合同经办人在合同专用章用印登记簿上签字备查。3.各单位相关部门每半年对合同执行情况进行检查。对所有已经履行但尚未结算或未进行账务处

3、理的合同，提出处置意见，由相关业务部门审核。财务部门根据处置意见进行账务处理。主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四、测试关注要点五、典型案例四、测试关注要点（一）通过跟单测试1.选择一个已经完成从申报开始到归档、统计分析的合同样本进行测试，关注末级流程各步骤、各部门、各末级流程之间的衔接是否顺畅，先后顺序是否合理，是否保留了必要的实施证据；测试过程中，针对不同审批权限的事项，需再抽取额外的样本，如合同签订，根据限上限下在合同审批、签订流程补充一个样本。2.针对合同管理的末级流程，检查相关的规章是否与流程和控制设计保持一致。3

4、.关注设计和执行中是否满足不相容职责分离，如申请与审批，合同承办人与合同专用章保管人等。四、测试关注要点（二）通过关键控制测试1.测试关注适用于被测试单位的关键控制是否选用，风险和控制是否对应，如存在差异，则差异是否合理。2.在样本总体的确定上，应以控制为基础，而非以实施证据为基础，如合同专用章登记，应以已签署合同为样本总体，不是以合同专用章登记为样本总体。3.在样本的选择上，应先关注样本的完整性，再根据区分合同的类别、金额、时间段等因素进行多方位选择，以此来验证流程设计的有效性和执行的有效性。四、测试关注要点（二）通过关键控制测试4.在具体控

5、制测试中，需要重点关注：合同三项审查是否由专业部门或人员负责，通过对合同条款的检查来验证是否进行了实质性控制，是否保留了必要的签字。合同的审批、签订是否有合理的有效授权，合同审批、签订是否按照授权执行，是否存在超授权的情况；临时授权的情况下，是否有临时授权文件。合同专用章管理岗是否对合同文本、合同审查审批、合同签订权限进行了全面检查，再签订盖章，对于发现的不合理事项，是否及时进行处理。合同专用章的使用是否及时、完整进行登记。四、测试关注要点（二）通过关键控制测试4.在具体控制测试中，需要重点关注：合同履行过程是否严格按照合同约定履行，如果发生变

6、更，是否及时进行处理，并办理相关手续；是否按照财务管理的要求，定期进行相关的负债确认，特别是服务采购合同需要每半年确定形象进度，及时确认负债。四、测试关注要点其中：滞后合同情况可表现为：存在合同审批晚于合同签订日期存在合同签订晚于合同履行日期存在合同变更未签订变更合同或补充条款存在合同变更审批不及时的情况合同履行不符合规定可表现为：存在合同签章不全或无原件的情况存在合同签订人未能获得相应授权的情况存在付款未能按照合同约定及时履行的情况存在合同管理部门未能按照要求每半年对合同执行情况进行检查主要内容一、业务链简介二、重要风险分析三、关键控制分析四

7、、测试关注要点五、典型案例五、典型案例典型案例1：某单位由于法律人员休假，其休假期间签订的合同未经过法律审查即签订合同。典型案例2：某单位与关联方签订的销售合同，其定价审批与合同审批均在合同签订日期及履行日期之后。某单位保安服务合同的审批时间滞后于合同有效执行时间，属于滞后合同。典型案例3：某单位的分公司未经本部机关管理层授权，自行签订授权范围外的合同。典型案例4：某单位无《合同专用章用印登记簿》，未对合同专用章使用情况进行登记。五、典型案例典型案例5：某单位与客户签订的定期结算销售协议条款约定“乙方属于定期结算方式的，必须在每月26日前与甲方

8、清算，并支付油款，超过时间停止供油，并由乙方承担相应的违约责任。”由于该客户下属单位多，双方对账签认工作量大，加油站未依照定期结算合同约定在当月26日