网上报销电子单据的填写细节和注意事项

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1、网上报销电子单据录入细节和注意事项一、电子单据录入细节（一）费用报销网上审批系统适用范围：与物业管理分公司业务相关的费用以及属该分公司管理和支付工资的员工费用报销，且该费用是在管理公司支付的。费用类型包括：车辆费用（包括油费、路桥费、洗车费、车辆维修费、车辆年审费）、手机通讯费、差旅费、邮寄费、网络费〈即无线上网费〉及其他销售、行政管理类小额费用支出。如有对费用类型不清晰的，可以随时咨询物业管理公司总办。（二）物业分公司指定一名员工负责报销工作，并提交分公司经理以及该名指定人员的资料，以便开通录单和审批账号。（三）单据的填写：1.汽车费用：包括油费

2、、路桥费、洗车费。选择。（1）表头：每月一张，与“个人油费、公车及设备限额油费”同用一张表；（2）表体：因包括上述三项费用，故须按财务要求分开填写，请按需在“收支项目”选择后填写，每人每项费用填写一行。2.个人油费：选择。（1）表头：每月一张，与“汽车费用、公车及设备限额油费”同用一张表；（2）表体：在“收支项目”选择后填写，每人填写一行。3.公车及设备油费：（1）公车及设备限额油费（以元/月为单位的限额标准），选择。①表头：每月一张，与“个人油费、汽车费用”同用一张表；②表体：在“收支项目”选择后填写，每人填写一行。（2）公车及设备限量油费（以升

3、/月为单位的限额标准），选择。①表头：每月一张；②表体：在“收支项目”选择后填写，每人填写一行。（3）公车油费需填写“上次报销里程表里程（公里）、本次报销里程表里程（公里）、行驶里程”，如因里程表坏等原因不能填写的，请在备注中填写“里程表坏”等原因。4.车辆维修费：选择。（1）表头：每月一张；（2）表体：在“收支项目”选择后填写，每车填写一栏。（3）①维修日期：如维修费开月结发票的，填上发票上的日期，并在备注中填写“车辆维修费开月结发票”；否则填最后一次的维修日期。②维修项目：简单填写车辆的维修项目，如“更换火花塞/离合线/前风镜/….”。③维修数

4、量：统一填写“1”。④维修单价：统一填写总金额。（4）填写附件二《车辆维修费月统计表》并上传。若维修金额≥1000元的，须在维修前以书面形式向物业管理公司总办领导申请，批准后方可办理报销。5.手机通讯费：选择。（1）表头：每月一张；（2）表体：在“收支项目”选择后填写，每人填写一行。6.差旅费：选择。（1）表头：按月填写，每次/批出差填写一张；（2）表体：请按需在“收支项目”选择后填写，每项费用填写一行。（3）出差事由在单据的上方填写，填写出差人姓名，人数，地点以及事情，如“分公司安排张三、李四、王五共3人外出广州南方才人市场招聘。”（4）填写附件

5、一《差旅费用月统计表》，连同经物业管理公司总办领导审批同意的《出差申请表》扫描版一并上传。7.其他费用：包括车辆年审费、邮寄费、网络费（即无线上网费）及其他销售及行政管理费用支出。选择。（1）表头：每月一张，综合填写一张表头；（2）表体：请按需在“收支项目”选择后填写，每项费用填写一行。（3）①邮寄费：事由栏中填写清楚“邮寄xx文件到xx地方xx份”，并上传《邮寄单》扫描版。②网络费：不包括固定话费中的网络费用。③车辆年审费：事由栏中填写清楚“xx车辆的年审费用”，并填写上传附件三《公车年审费用明细表》。④其他销售及行政管理费用支出：主要是指一些小

6、额的日常管理费用。如培训费，上传经物业管理公司总办领导审批同意的书面文件之扫描件，以及接受特殊培训后所签订的协议之扫描件等。（六）单据问题：1.单据查询问题：①在首页中“我的报销单据”有相应的查询时间，点击相应的时候即可找到相应期间内录入的单据。②在首页中右上角的“高级”，点击后按照相应的条件查询单据。2.单据送审问题：①单据还未录入完毕的，需要暂时保存的，点击“暂存”，点击后单据未送审。②单据已完全录入完毕，需要送审的，点击“保存”，点击后单据自动到下一个审批环节。3.单据修改问题：①单据处在“暂存”状态，需作修改的，直接点击“修改”。②单据处在

7、“保存”状态，若在下一个审批环节还未审批前修改的，可直接点击“修改”，修改完毕后点击“保存“，新的单据自动送审到下一个审批环节，原单据自动取消。若在下一个审批环节审批完毕后财务未审批前修改的，需通知财务把单据“驳回到制单人”，单据自动驳回制单人，制单人直接打开单据修改，修改后直接“保存”送审。4.查询单据的审批状况：①按单据查询方法一的查询方法找到相应的单据后，按操作中的“流程”，可查询到单据的审批状况。②找到相应的单据后，打开单据，在单据的最上方点击“联查”，再点击“联查审批情况”。二、注意事项1.在本月补报上月费用，“报销月份”必须选择该费用实

8、际发生的月份，并在备注栏中说明“补报x月份话费”。2.纸质版电子单据取代原手工填写的员工报销单。3.上述未提及的费用类型，