档案管理制度0

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1、档案管理制度一、目的（一）为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。二、档案机构及职责（一）公司档案工作由综合部统一领导。（二）公司综合部设专职或兼职档案管理人员一名，负责公司档案文件资料的收集工作，根据归档范围负责区分鉴别公司应向总公司归档的文件资料并整理立卷，建立目录，其分类方法和原则与总公司

2、保持一致性，对上年度形成的档案文件资料要求在下年度4月份以前整理完，并向总公司档案室办理移交，6月30日前须办理完毕档案的移交工作。（三）公司各部门设兼职档案管理员，负责本部门文件资料的基础处理工作。对准备存档的文件应检查其纸质，字迹，折叠方式等是否规范。对本部门所辖范围内的文件进行归卷整理，注意查漏补缺，保证归档文件的完整和案卷的质量，负责建立本部门目录，定期向公司档案管理员移交，保留移交记录。（四）公司专、兼职的档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交，并作好移交记录。（六）公司所有职员均有保护档案的义务。三、归档范围及保管期限类

3、目名称基本内容保管期限文书类管理类公司工商登记及工商变更系列文件永久有关股份制改造、股权变更文件永久董事会及公司正式行文、重要通知长期或永久公司的规章制度、机构设置与变更永久公司年度综合性的工作计划、总结永久人力资源工作的有关文件如公司的人事变动、员工的招聘、培训、福利等长期或永久重要事件的记录及来往信函长期或永久内部出版物长期永久事务性文件、重要会议纪要短期或长期信泰生活方式与社区文明建设有关文件短期或长期公司有关质量体系及运行的相关文件短期或长期对外关系及往来的文书、文件短期营销类公司发展规划、重大经营决策永久经营模式的选择、更改及运行情况总结长期

4、项目与品牌的策划及营销方案(含市场调查报告)长期或永久新闻媒介发布的有关公司的各种记录短期或长期经营活动中的大宗采购合同、协议，与厂家或代理商的代理合同或供货协议，相关的授权文书短期或长期财会类财会类财务工作管理性文件、财务状况分析、财务审计等长期或永久各种原始凭证、记帐凭证十五年日记帐、总帐、明细分类帐、固定资产明细帐十五年现金出纳帐,银行存款二十五年会计月、季报表五年年终决算报表永久会计移交清册十五年会计档案保管及销毁清册二十五年科技类房地产项目项目申请报告和批复永久计划任务书永久规划、环保、消防、卫生防疫等部门审批文件永久征地批文及红线图、拆迁补

5、偿文件永久工程地质勘察报告永久工程监理、招投标文件及有关合同,协议书等永久开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期概、预算书短期施工图短期设计修改通知单及附图永久隐蔽工程验收记录永久原材料、半成品、成品质量证明及试验文件材料(钢材、水泥、砖、沙石、构件等)永久混凝土、沙浆等配合比及试验报告永久沉陷、位移、变形等观测记录永久工程质量事故记录及处理的文件材料永久工程质量检验及评定文件材料永久施工技术总结永久房地产开发项目水电设备安装工程施工文件永久竣工报告,竣工验收报告永久竣工决算报告永久各专业竣工图永久其它竣工资料(园林绿化等)永久四、档案归档

6、时限以下档案资料由公司综合部在规定时间内移交至总公司档案室存档：序号档案类别归档时限基本内容责任人1上年度各部门/项目部形成的档案资料下年度6月30日前详见本文第四条归档范围及保管期限中管理类、营销类、培训学校类的基本内容；原件综合部或办公室负责人2房产项目工程竣工资料项目竣工验收之日起90日内竣工资料（含竣工图）；原件工程部负责人3房产项目前期报建资料总产权办理完毕之日起30日内前期报建资料；原件外联部4新成立公司工商登记资料营业执照下发之日起7日内营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证、法人身份证、公司章程、资质证书、验资报告、出资协议等

7、；复印件综合部或办公室负责人5公司工商、税务等变更资料新证下发之日起7日内新证及变更申请备案资料；复印件综合部或办公室负责人6各部门签定的重大合作协议签定之日起3日内合作协议及相应资料；原件我方签定协议经办部门负责人7各部门举办的重大活动活动完成后30日内活动所有资料，如：对外营销方案、对内实施方案等；原件活动的主要承办方综合部负责人8其他需临时归档的档案资料以总公司档案管理部门要求规定的内容为准五、档案管理细则（一）查阅1．严格执行文件、档案的查阅制度及保密纪律。2．公司各部门只能进行与其有关的内容查阅，若查阅其它无直接关系的资料、文件，则必须经本部

8、门负责人审核、批准，并由综合部负责人签字认可后，方可查阅。3．外来单位来公司查阅资料，须经相关