青岛和易综合业务系统

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1、青岛和易综合业务系统办事处客户收款使用说明书制作：袁恩良监制：郑爱华、杨晶20007年5月第1版一、简言信息部通过数月的努力收款管理平台现已在青岛办成功试运行。总部决定于2007年6月1日青岛办正式上线运行，届时青岛办将甩掉现有的手工收款单，并与发票管理平台同时上线运行。为使其他各办事处能够顺利试运行收款管理平台，信息部与青岛办相关工作人员一起编写本实用操作手册。在此，感谢青岛办郑爱华、杨晶、肖甜甜、袁兆君积极配合信息部试运行工作，为收款系统提出了很多宝贵的意见。特别感谢财务部郭经理对信息部的大力支持

2、！二、大纲l客户收款管理平台涉及到的岗位和角色l客户收款的操作流程说明l客户收款的前提条件l出纳收款审核确认时应注意的问题l客户收款通知单l客户收款销账单l调帐单l客户收款的相关报表三、正文1、客户收款管理平台涉及到的岗位和角色说明主要涉及到各办事处进口收款人员、出口收款、出纳人员，对应的系统角色进口操作、分商务、办事处出纳。2、客户收款的操作流程说明2.1收款流程客户到各办事处交款时，分商务或者进口操作人员需要通过系统建立收款通知单。需要填写收款的相关信息并作收款核销操作，然后提交给办事处出纳人员作

3、收款审核(根据收款类型作不同的确认操作)。当出纳确认款项已经到帐后作到帐确认操作，系统正式核销收款并记入客户应收往来帐。3、客户收款核销的前提条件3.1总部商务截止航次维护截止航次维护是非常重要的环节，每个航次结束后商务部必须及时维护到系统中。因为每月财务部都要根据商务部提供的截止航次作财务帐，为了使系统帐与财务帐一致收款管理平台也是采用同样的原则来做系统帐的。如果商务部不能及时维护截止航次，就会导致系统客户应收金额与财务账不一致。3.2分商务运单审核比较重要的一个环节，如果分商务没有及时的为运单作审

4、核，那末在收款核销时就不能将分商务未审核的运单取出从而不能核销该运单。3.3更改单非常重要的环节。如果收款人变更或者收款款项调整就需要及时的作更改单将正确的数据维护到系统中。在试运行的这段期间，发现仍然有各别办事处未通过系统做更改单或者因各种理由逃避做更改单，对系统收款造成了很坏的影响。对此，该项可能会加入到个人考核中并且如果以后发现有不做更改单的总部会及时通报。4、出纳收款审核确认时应注意的问题4.1审核内容出纳审核时应注意：1.入账年月是否与收款时间一致。2.如果是进口收款通知单，就要看看是否有核

5、销。3.注意备注中是否写有其他要求。4.如果是汇款，收款单是否有汇入银行。4.2确认内容出纳确认款项的内容：1.如果是汇款、支票，需要作“票据确认”，“到帐确认”。2.如果是现金，需要作“到帐确认”。5、客户收款通知单5.1相关角色建立申请单的角色：分商务、进口操作。审核申请单的角色：办事处出纳。5.2操作流程说明首先由分商务或者进口操作建立收款通知单，建单时注意“款项类别”、“款项性质”应根据实际情况选择，系统自动默认进口为“进口代收运费”、“全额”；出口为“出口运费”、“全额”。填写相关信息并核销

6、运单后提交给办事处出纳作收款确认。出纳收款确认时，应注意“入账年月”和“收款时间”是否正确。当款项到帐后出纳作“到帐确认”，系统会正式核销运单并将收款记入系统帐。5.3看图讲解5.3.1收款通知单的菜单位置出口分商务的菜单位置：在”收付管理”下的“(出口)客户收款通知”。进口操作的菜单位置：“收付管理”下的“(进口)客户收款通知”。5.3.2建立收款通知单点击进口或者出口”客户收款通知”，显示介面如下图：此页面是客户收款通知的查询页面，点击右上角的按钮进入查询列表页面，如下图：点击按钮，弹出如下如图所

7、示的对话框：如果使用系统默认的收款性质点击“确定”，如果要自己选择点击“取消”。点击“取消”按钮后显示收款单款项性质的选择页面，如下图：选择点击可用选项中“[选择]”按钮，进入收款通知单主页面，如果您点击提示框的“确定”按钮直接转入收款通知单的主页面，如下图：如果您想修改款项性质可点击页面左上角的“[编辑选项]”按钮。进入主页面后，您就需要开始填写收款单的内容了。其中，“是否抵账”项是用来标示该收款单是虚拟收款单。当客户要用应付给他的钱抵应收客户的钱时，需要在系统中做一个虚拟收款单。当您填写完申请单的

8、基本信息后，需要填写收款的金额、款项类别等信息。5.3.3录入收款金额如图，点击“[新建明细]”按钮，增加一行。如下图：您需要根据实际的收款情况选择“票据类型”、填写收款金额、汇入银行选择下拉框中的，如果没有请选择“无”。“票据号”、“出票时间”、“承兑贴现率”视情况填写。当您填写完一个款项后点击左边的“[保存]”按钮。如果一个客户有多笔收款，就需要建立多条收款信息。5.3.4运单预核销运单核销有2中方式：1.人工输入航次后“按航次列出”运单，选取运单进