办公技能-巧妙利用word辅助整理excel表格--嘉为科技

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1、巧妙利用Word辅助整理Excel表格作者：张辛【摘要】日常工作中我们记录的原始数据，由于某种原因经常需要整理变形，将数据转换成另外一种摆放方式，怎么办呢？手工一个个复制粘贴，费时费力；用公式帮忙，写起来会很长很麻烦，也很难理解；使用VBA程序代码，虽然方便很多，但毕竟学习编程是个漫长的过程。看来用Excel自身的功能实现都有一定困难，但如果能把word结合起来应用，既简单，又好理解，还不费力呢。【正文】原始数据如图1所示，每家公司的每个产品将会登记为一条记录，由于某种原因需要将数据整理为图2所示效果，每家公司一条记录，数据向后

2、依次排列，如果只用Excel处理，会很难很麻烦，把word中“查找替换”与“表格文字转换”功能搭配使用，则操作过程会简化很多，理解起来也不难。图1图2一、删除重复数据释放办公激情，效能触手可及嘉为IT咨询培训培训4选中“公司名称”列，“数据”菜单下选择“删除重复项”，保留公司名称唯一。一、利用分类汇总在不同公司的记录中插入空行选中原始数据，“数据”菜单中选择“分类汇总”，如图所示设置，将分类项和汇总项都设置为“公司名称”。二、在word中进行三次查找替换选中拆分好的数据表（只选“产品”“优惠率”两列），以纯文本的方式复制粘贴到w

3、ord中。释放办公激情，效能触手可及嘉为IT咨询培训培训4打开“查找替换”对话框，将一个制表位和一个段落标记替换为“#”，如下图所示再将段落标记（回车符）替换为制表位释放办公激情，效能触手可及嘉为IT咨询培训培训4最后将一个制表位和#替换为段落标记（回车符）一、在word中将文本转换为表格选中数据，“插入”菜单中，“表格”è“文本转换成表格”释放办公激情，效能触手可及嘉为IT咨询培训培训4转换好的表格如下图所示，最后将表格复制粘贴到Excel中即可。释放办公激情，效能触手可及嘉为IT咨询培训培训4