医院档案在编撰医院志中的应用

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1、医院档案在编撰医院志中的应用张超(山东省淄博市中心医院山东淄博255036)【摘要】目的档案是编修志书的可靠依据和重要的源泉，编史修志与档案工作是相辅相成、互为促进的。档案反映着医院的历史沿革、发展历程、医疗护理质量和水平等，内容丰富、齐全完整的档案资料在编撰医院志中发挥着非常重要的作用。同时，通过编撰院志还可以促进医院档案工作标准化、制度化、科学化管理进程。【关键词】档案医院志应用【中图分类号】R197.322【文献标识码】A【文章编号】2095-1752(2012)15-0370-0220□年是我院建院60周年，医院党委决定首次编撰医院志。我院院志办公室人员利

2、用5个月时间，在全院职工的协助下，运用了大量的档案资料，最终编成75万字、近400页、跨度60年、真实全面地记录了医院发展的历史轨迹、充分展示我院深厚的文化底蕴的《淄博市中心医院志》。伴随着编志工作的开展，档案在编志工作中的重要性逐步得到凸显。档案管理与修志工作，自古以来就有着极为密切的关系，档案是“方志之骨”，离开档案，方志就等于无源之水。研究与探讨二者之间的关系，不仅有助于志书的编纂和内容的选择、提高志书的价值和质量，而且对于开展档案编研工作、提高档案管理质量都具有重要的意义。1编志工作与档案工作有机结合编志要求贯彻实事求是的精神，真实记述史实，维护历史真实面

3、貌，这就需要详尽翔实地运用档案资料。将院志办公室与档案室从组织结构到工作内容结合起来，更有利于查阅和利用档案资料，提高修志进度和志书质量，起到互相促进，相得益彰的作用。我院编志办公室成员5人中有2人为医院档案室工作人员，其中1人兼任院志办公室副主任，编志办公室就设在档案室的附近，并临时调用档案阅览室作为编志办公室办公用房，方便查阅各类档案资料。档案工作人员利用丰富的档案管理的知识和经验，为编志工作提供了大量真实详尽的资料,并承担部分院志篇目的编写工作。把各种档案材料汇编与院志中的篇目紧密结合起来，如利用经系统整理汇编的医院大事记、机构沿革、《科技荟萃》等编研材料和

4、专题档案材料，编写院志中科研教学、设备管理、年度大事记等专题篇目。2广泛调研档案资料对编志工作的作用档案是编修志书的可靠依据和重要的源泉之一，要利用好档案资料，就需要做大量的调研工作。因为医院此次编志工作为首次，没有可以延续和借鉴的志书材料，要真实反映医院60年来的发展历史，需大量检索、查阅各种档案材料，查阅的材料中不仅有文字档案，更有许多图纸、表格、照片等。编志办公室人员利用「个月的时间，通读、调研医院所有的档案，包括文书档案、科研档案、基建档案、照片档案、基建档案、实物档案及特殊载体档案等。根据已拟好的志书篇目，将所有需要的资料信息做好摘录、复印、拷贝、照相或

5、扫描等工作，重点是修志工作中涉及到的本院人员调动、职务任免、职称评聘、科室设置、规章制度、医护技术、设备购入等案卷材料，并以电子表格形式列出目录，为编志工作提供了一系列完整、翔实、系统的资料。除了查阅本单位档案室档案外，还有的放矢地去市卫生局档案室、市委组织部档案室、市档案馆、市报社档案室等部门调研相关的资料。女恥到市卫生局档案室查阅反映部分人员聘任情况的档案,到市委组织部档案室查阅部分县级以上领导干部人爭档案，到报社档案室查阅唐山地震时期医院派出的医疗救援队抗震救灾的相关通讯及照片等。3编志对档案管理的促进作用3.1通过编志工作可以促进档案的利用编志工作与档案利

6、用是相辅相成、互相促进的，档案是修志的依据材料，志书是档案的传播媒介。档案多为原稿和孤本，一般只有一份，在同一吋间内只能提供给一个人查阅利用，不利于广泛传播利用。编成志书，就能够把分散的、零星的档案文件，经过分析研究、整理归纳，变成带有综合性、资料性、条理化、系统化的书籍，进一步充实和丰富了档案的内容。志书一般印刷一定数量，可以同吋提供给多人查阅利用，可以看作为保存档案资料的另一种形式。档案部门根据修志工作的需求，可以边提供档案资料，边编辑多种专题目录及文件汇编、选编，进一步加强档案的编研工作，更好地提供利用。3.2通过编志工作可以丰富档案资料编修院志需要广泛地搜

7、寻、汇集各种档案资料。对于档案室因各种原因造成资料散失、短缺问题，通过各种途径查阅、收集资料，如通过到市档案馆查阅、老干部座谈会、向全院职工征集照片及院史资料等。在编修院志的同时，将相关资料移交档案室，弥补档案的缺失,极大地丰富了档案室室藏。通过编修院志，拓宽了档案工作的视野，更新了管理观念，更进一步的认识到,档案管理工作，不是坐在家里等接收，而是要放眼全社会，更加积极主动地征集反映单位特色的档案资料，广泛收集有关各方面的书刊、实物等相关资料，努力开创档案工作的服务领域。所以说，修志与档案工作可谓优势互补，相得益彰。4进一步加强档案管理工作的思考编撰医院志不仅是对

8、医院历史沿