《公文撰写》word版

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1、公文撰寫報告人：專門委員范惠珍中華民國99年1月25日19壹、文書處理參考法規及依據一、公文程式條例。　　二、文書處理手冊－行政院秘書處出版。附錄：公文程式條例、機關公文傳真作業辦法、機關公文電子交換作業辦法、印信條例、印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳綃辦法、國家機密保護法、國家機密保護法施行細則。三、事務管理手冊－文書處理部分。貳、公文程式條例公文程式條例係處理公文書時規範其程序及格式的法律。做為各公務機關處理公文書時共同遵守之準則。公文程式條例共計14條，民國17年國民政府制定公布，隨時代的變遷，先後於民國41、61、62、82、93、96

2、年修正部分條文。參、公文的意義公文程式條例第1條：「稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。」。因此，公文須具備要件：須為有關公務之文書、須至少有一方為公務機關、須依一定程式製作、傳遞。文書處理手冊：「本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。」肆、公文的類別(一)依現行公文程式條例規定，公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種：1.令：公布法律、發布法

3、規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。3.咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。(3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。(4)民眾與機關間之申請或答復時。5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。19其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。6.其他公文：其他

4、因辦理公務需要之文書，例如：(1)書函：甲、公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。(2)開會通知單：召集會議時使用。(3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。(4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。(5)簽：承辦人員就職掌事項，或

5、下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。(6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。(7)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。(8)聘書：聘用人員時使用。(9)證明書：對人、事、物之證明時使用。(10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。(11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。(12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。(13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。(14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首

6、用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。(15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。(16)定型化表單。(二)上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處伍、「文書處理手冊」與承辦人員相關條文◎公文製作十六、公文製作一般原則如下：19(一)文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：１、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲

7、。切忌主觀、偏見。２、清晰：文義清楚、肯定。３、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。４、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。５、整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。６、一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。７、完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。（二）擬稿注意事項如下：１、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡

8、明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。２、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖