兼职档案员操作步骤

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1、2009年兼职档案员OA系统电子公文归档操作步骤兼职档案员OA系统电子公文的归档操作主要在OA系统和档案管理系统两个环境下分时段进行。以一份2008年度档案馆在OA系统流转完毕的内部请示——《关于校史馆管理问题的请示》为例，对兼职档案员的整个归档操作步骤说明如下：第一阶段：OA系统环境下OA系统流转完毕的电子公文，将进入系统内的档案管理模块，由兼职档案员作归档处理。1、兼职档案员登陆办公自动化系统，可以在“公文管理”—“档案管理”相应的“年度—部门”文件夹内看到本部门在OA系统流转完毕并进入归档流程的各类电子文件。如图1，兼职档案员可以在“2008—档案馆—内部请示”文件夹内看到一份题名为

2、《关于校史馆管理问题的请示》的内部请示。（图1）2、对文件进行初步审核，确定需要拟归档的文件。如图1，兼职档案员根据《部门归档类目表》对该份文件进行审核，确定该份文件需要进行拟归档。3、对于确定需拟归档的文件，在题名前面的方框打“√”并点击“拟归档”。如图1，兼职档案员先选中《关于校史馆管理问题的请示》，然后点击“拟归档”，系统会自动弹出“拟归档成功”对话框，表示拟归档成功。此时，该请示便进入“拟归档确认”文件夹内（如图2）。6（图2）4、专职档案员对“拟归档确认”文件夹内的文件进行审核，最终确定正式归入档案管理系统的电子公文，在题名前面的方框打“√”并点击“归档”，系统会自动弹出“归档成

3、功”对话框，表示归档成功。此时，文件在归入档案管理系统的同时将在“已归档”文件夹内显示；而被确定不需要归档的电子公文，在题名前面的方框打“√”并点击“退回至未归档”，文件将被退回到“未归档”文件夹内。具体操作步骤详见《专职档案员OA系统电子公文归档操作步骤》。5、兼职档案员进入“已归档”文件夹（如图3），将已归档文件按《2008年度OA系统电子公文归档具体要求和办法》中的要求打印和制作纸质文件（如图4）。（图3）（图4）6注：第一阶段和第二阶段之间兼职档案员必须完成纸质归档文件（包括OA系统流转完毕后打印所得的文件和其他纸质原件）的整理。整理所得的归档信息是第二阶段兼职档案员在档案管理系统

4、进行归档操作的基础。纸质归档文件的具体整理步骤参见《兼职档案员归档文件整理操作步骤》的规定。第二阶段：档案管理系统环境下当专职档案员对导入档案管理系统的归档信息完成预处理后，兼职档案员就可以登录档案管理系统（如图5），进入对应的档案表内（如图6），对归入的电子公文进行档案化操作。（图5）（图6）6从编辑界面（图7）看，兼职档案员在这一阶段的主要工作是根据本部门纸质归档文件的整理结果、利用OA系统导入的数据信息对每份文件的缺失数据进行补充，并对不合理的数据加以修改。需要补充和修改的项目主要有：①案卷/盒号：件号，即文件的排列顺序号②保管期限：永久、长期或短期③密级：秘密或公开④题名：文件标题

5、，归档文件中含部分未经OA系统流转的材料，应对题名作相应修改，以更全面地揭示文件内容⑤起止日期：文件日期⑥页数：每一份归档文件有图文页面的总页数⑦是否OA归档：是或否注：1.关于项目的具体说明可参见《兼职档案员归档文件整理操作步骤》；2.项目填写可参考本部门纸质归档文件的整理结果；3.系统会自动根据实体分类号和案卷/盒号中的数据编制每份归档文件的档号，并在对应档案表的档号栏中显示。实例：兼职档案员点击图6《关于校史馆管理问题的请示》题名后的编辑按钮后，系统会自动弹出图7中的编辑案卷界面。兼职档案员需要对案卷/盒号、保管期限、密级、题名、起止日期、页数、是否OA归档项作一定补充和修改。具体如

6、下（修改后的编辑案卷界面如图8）：项目补充修改前补充修改后备注案卷/盒号11按件号修改保管期限永久长期密级秘密公开题名关于校史馆管理问题的请示关于校史馆管理问题的请示必要时修改起止日期2008.10.212008.10.18页数无2是否OA归档是6（图7）修改前的案卷编辑界面（图8）修改后的案卷编辑界面6修改后对应档案表中的档号栏显示该份归档文件的档号为：J2008–XZ11–401-1（如图9）,其构成说明如下：J2008–XZ11–401-1（2、3、4……）件号归档部门代码归档文件分类号J年度（图9）档案馆2009年3月30日6