财务软件功能应用中的逻辑校验及其界面警示

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1、财务软件功能应用中的逻辑校验及其界面警示张有峰【摘要】软件既作为承载用户思想与接纳用户创意的载体，又充当快速正确地完成专业事务的工具。而财务软件还有另一重要特性，那就是依照会计核算的规程并结合财经法规的要求，提高会计工作的规范性，保障业务处理过程与处理结果的正确性。了解财务软件内部校验的规范，将有利于充分利用软件的各项功能，合理编配操作进程，高效率完成会计业务处理工作。【关键词】财务软件，功能，校验，警示6信息化给会计工作所带来的最直接的优势，一是快速，二是正确。这两大优势的发挥，都依赖于财务软件内部的校核与验证。可以说，用户所进行的每一步骤的操作，都处于软件内部逻辑校验功能的严密监控之

2、下。一、逻辑校验的含义与功用1．逻辑校验的含义逻辑校验是指软件按照会计工作规范与系统应用程式，对用户输入的信息或定义的规则进行检测与验证的内部进程。在信息化业务处理过程中，校验是控制数据进入系统的必要的步骤，也是保证会计数据正确性的有效手段。逻辑校验的依据可以是客观法则，比如算术运算、关系运算的结果验证，也可能是会计核算规则，比如借贷方向、登账顺序的检验，或者是用户设置的参数与选项，如金额范围、凭证类别标识等等。当系统在校验过程中侦查到违规任务或差错点时，通常以弹出窗口的方式报告所发现的问题，并提示用户进行正确的操作。比如，遇凭证借贷不平衡时会拒绝存盘，并提示用户错误所在；有时系统对校验

3、结果并不作出任何反映，只是限制用户继续下一步的操作进程，或屏蔽软件内部的某一处理功能，比如未经审核的凭证不会出现在过账时的凭证选择范围内。2．逻辑校验的作用严密的逻辑监控，表面上限制了用户的操作行为，约束了用户的业务处理思路，实质上保障了业务规则的严肃性，提高了会计核算的质量。从通用软件的设计原理与工作特性来看，财务软件的逻辑校验功能具有以下几方面的作用：（1）阻断错误数据进入系统。通过软件数据入口进入系统的各类数据，必须是正确的，符合会计核算规范的。所以，软件在数据录入环节设置了诸多的关卡或屏障，以检验或纠正用户数据中的错误。像借贷平衡校验、数量单价金额计算关系验证、编号或代码属性检验

4、等，都是为了过滤掉错误的用户数据。（2）发现非正常情况所带来的问题。在软件系统的工作过程中，有多种因素会扰乱系统内部的工作秩序，如突然断电、强行关机、非正常退出等等，这些非正常情况轻则影响用户操作，或中断软件的内部处理，重则破坏系统内部功能，或丢失数据。有些数据一旦丢失，会使账套资料丧失完整性，严重时会导致库内数据发生致命性错乱。软件本身需要借助于内部校验功能对数据库内容实施监测，依照数据间的运算关系、逻辑关系、承接关系、项目完整性方面的规则，及时发现有问题数据，并提示用户采取适当的防范与纠正措施。金蝶软件的账套修复、账套碎片整理功能，以及用友软件的清除异常任务、清除单据锁定等功能，就是

5、针对这些情况而设置的。（3）验证子系统间的数据衔接关系。软件以凭证传递或操作连动的方式，建立起账务处理系统与其他各专项业务处理系统之间的联系，相关子系统数据库内的数据，因为这种关系而呈现出高度的一致性，例如固定资产系统的折旧清单，必须与账务系统的折旧明细账记录完全一致。但是，由于各子系统是独立运作的，其中一个系统在处理关联数据时，可能因为各种原因并未触发相关联系统的连动操作，这可能导致子系统间的数据对应关系的错乱。所以，软件需要借助于校验功能，维护各子系统间联接数据的完整性与正确性。6（4）纠正不当设置或不当操作所导致的错误。系统参数设置方面的问题，会直接嫁接到被约束内容的最终结果中，从

6、而影响业务处理的正确性，而且这种影响不仅具有隐蔽性，还具有潜伏性，可能会跨越多个会计期间或多个操作环节，所以需要软件必须具有防范因不当设置而导致数据错误的措施；而判断并纠正用户的错误操作，更是软件应该具备的基本的防范功能。例如，当用户将凭证代码生成方式设置为自动生成方式，而在录入凭证时又试图手工输入凭证代码时，软件就会作出相应的拒绝或警示反应；或者，当用户输入的凭证代码不符合设定的连续编码规则时，系统会拒绝接受并告知正确的编码规范。二、记账凭证的逻辑检验与差错防范作为账务数据的唯一入口，保障记账凭证各项目数据完整正确措施的重要性不容置疑。财务软件的逻辑校验功能，在凭证的录入、审核、过账等

7、环节都有充分的应用与体现。1．借贷平衡校验软件能够参照相关凭证参数的要求，自动对凭证金额进行借贷平衡检验。按账务处理规则的要求，系统将拒绝保存借贷不平衡的记账凭证，同时向用户报告借贷方差额数据。图1显示的是金蝶软件中当用户保存记账凭证时系统弹出的报错窗口。原来，用户所录入凭证的贷方科目的发生额是个借方红字冲销额，其金额与第一个科目的蓝字数额落在了同一方。从原理看，这张一蓝一红发生额相抵的凭证是应该可以被接受的。那么，系统为什么认为凭