浅谈如何加强人口和计划生育档案管理

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1、浅谈如何加强人口和计划生育档案管理　　计划生育是保证人口低生育水平的重要手段，随着社会的发展，人们的生育意识和自我保护意识以及法律维权意识不断增强，计生档案已经成为各项工作的重要凭证和法律依据，因此，做好人口计生档案资料的收集、整理和管理工作，不仅对当前人口计生工作具有重要的现实意义，而且对以后开展人口与计划生育工作研究具有深远的历史意义。　　1必须进一步提高对人口计划生育档案工作重要性的认识　　计划生育中人口档案管理是利用文字、图表、音像等手段对人口数量进行集中管理，形成具有保存和查找利用价值的文件，它在计划生

2、育中的重要性可以归纳为以下四点：　　1.1人口计生档案可为领导决策提供依据　　人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。通过对人口档案统计数据的分析，可以帮助计划生育工作者量化人口和计划生育工作目标，为统计计生工作、明确工作重点提供可靠的数据支持。　　1.2人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务　　利用人口计生档案资料，育龄妇女可以凭借人口档案中《育龄妇女基础信息一览表》登记的信息申请领取《生育证》。　　1.3能有效的对流动人口进行管理6　　通过有效利用人口计生档案能随时帮助有关部门掌握流动人口动向，及时了

3、解流动人口的婚育信息。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏。　　1.4人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务　　人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。人口档案管理可以在计划生育工作中建立群众需求信息档

4、案，通过帮助群众解决避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问来促进计划生育工作在群众中的开展。　　2认真分析人口和计生档案管理工作中存在的问题　　现阶段，随着人口和计划生育工作的开展，档案管理工作也日益引起相关人员的重视，但是，由于没有充足的档案工作经验，档案管理工作中存在着许多问题，其严重影响了人口和计划生育工作的高效实施。　　2.1计生档案管理工作意识淡薄　　在开展计划生育工作中，很多工作人员甚至领导对人口档案管理的认识都存在不足，认为人口档案管理工作没有必然的联系，加上个别计生档案管理人员思想松懈

5、，工作敷衍了事，致使档案资料收集不齐、归档不及时的现象经常发生。由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有妥善的管理，出现漏管漏挡，报喜不报忧的现象，还有个别单位存在造假文件、假资料、假证明现象，严重的损坏了计生档案资料的真实性。　　2.2人员素质偏低6　　目前的人口档案管理人员没有经过系统而全面的档案管理工作的培训，不具备充足的人口和计划生育的相关知识、文化素质低、实际操作能力差、工作被动性较强等问题。此外，频繁的人员调动增加了档案管理交

6、接的难度和档案遗失的可能性，这些问题都很多程度上限制了档案管理团队管理能力的提升，导致人口档案管理水平整体较低。　　2.3管理制度不健全，手段落后　　对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。　　2.4档案立卷不规范　　目前计生档案管理大多是室藏，内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况

7、形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是，档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是，案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素；三是，部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是，组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是，案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是，保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。　　2.5监督检查流于形式6　　检查组“走马观花

8、”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。　　只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。　　3认真抓好人口计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设　　3.1实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平　　一是，要求档案管理的收集、整理、鉴定、着录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科