电子系统公文收文流程图.doc

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1、電子公文收文作業流程圖權責作業流程執行時間產出表單系統登錄總收文人員總收文人員總收文人員總收文人員總收文人員信件管理人員各單位收取公文及信件人員總收文人員單位簽收分文列印接收公文存查列印電子公文收文清單登錄建檔登記公文簽收簿電子來文即時公文簽收簿電子公文收文清單普仁國小電子公文收文流程說明─電子收文作業一、電子收文作業1.開啟IE瀏覽器，已設定首頁為基層機關公文整合系統，若首頁錯置，請直接在網址列鍵入網址http://mgt2.good.nat.gov.tw/hellosheng@29550302.選擇電子交換/電子交換IC卡登入3.鍵入密碼，再登入2.1.@295503

2、04.經系統檢查後進入作業頁面，請點選收文5.請點選收文圖示6.收文中請勿離開或關閉收文畫面，以免收文失敗。7.系統自動收文，完成後系統自動彈出訊息框「收文完成」，確認收文件數符合，點選確定圖示。8.進行接收公文查詢與列印，點選「查詢」圖示，選擇「查詢已接收公文」，再點選「查詢」。3.2.1.9.點選「列印」圖示，系統會自動彈出DynadocReaderPro，10.點選檔案/列印，或使用快速鍵Ctrl＋P，彈出列印對話框。11.為節省用紙，2張以上頁面列印請務必選擇雙面列印，點選「內容」圖示，再內容對話框中選擇「輸出」標籤，選擇「紙張類型」選項中「雙面（長邊）」，再點選

3、「確定」圖示，最後選擇列印對話框中「確定」圖示。5.4.3.2.1.12.列印附件檔時，點選附件「迴紋針」圖示，系統自動彈出下載附件檔對話框，選擇「下載」圖示。2.1.※列印附件時，操作同列印本文，2頁以上頁面列印除非特殊情形，請務必使用雙面列印。13.查詢結束後，點選「登出」圖示，以完成電子交換IC卡登入作業。14.若在電子交換選單工作過久，會出現下列訊息，此時只要點選「回首頁」再重新輸入帳號、密碼重新登入即可。普仁國小電子公文收文流程說明─收文登記列印作業二、文書分文作業1.點選「電子收文匣」進行文書分文作業。2.點選有號碼的「公文文號」部份，系統自動彈出選項，選擇「

4、內容」。3.系統自動彈出「收文內容」對話框，選擇承辦單位及承辦人員，並依據來文內容選擇分類號，最後選擇「確定」圖示及完成分文。分文時請一併於紙本文右下角公文文號條碼上方印上「承辦單位」及「收文日期」。（若不知分類號歸屬可不選擇，待總務線上處理，不影響收文）4.2.3.1.4.分文作業完成後，系統自動將「電子收文匣」中公文轉入「公文處理匣」，後續處理作業交檔管人員處理，值日人員不需處理，僅需進行收文登記簿報表列印。選擇「報表」圖示，系統自動彈出選單，點選「總收文登記簿」選項。5.選擇收文（系統會自動勾選一般收文及電子收文），檢查日期日否正確，選擇「預覽」圖示。6.系統彈出報

5、表列印頁面，點選「列印」圖示，系統彈出列印選單，選擇DP-4510「喜好設定」圖示，系統彈出「列印喜好設定」對話框，系統自動設定為直印，務必改為「橫式」列印，超出2頁以上務必使用「輸出」標籤中之「雙面（長邊）」列印。1.5.4.3.2.※收文完成後，請將總收文登記簿附文公文上交承辦人傳簽。普仁國小電子公文收文流程說明─紙本收文登錄作業三、紙本收文登錄作業1.點選「公文管理」標籤中「一般收文登錄」圖示，系統自動彈出對話框：（1）來文機關：請輸入來文機關名稱，可自行輸入或點選右邊小圖示選擇系統預設之機關名稱。（2）公文類別：依不同公文類別選擇。（3）公文性質：一般不需選擇。（

6、4）來文日期：自行輸入或點選右邊小圖示從彈出選單中依來文日期選定。（5）來文字號：依來文字號輸入。（不需輸入〝字〞及〝號〞）（6）速別：依普通件、速件、最速件輸入。（下一件公文登錄時務必檢查）（7）密等：依來文密等輸入。（下一件公文登錄時務必檢查）（8）附件件數：依附件數量覈實輸入。（9）附件說明：說明附件內容。（10）主旨：依來文主旨鍵入。（11）承辦單位、承辦人員：依負責承辦者輸入。（12）分類號：選擇右邊小圖示將適當分類號選入。※輸入完成後選擇「儲存」圖示，系統自動彈出對話框，請將文號、日期及承辦人填寫在紙本文上，連同電子文交承辦人傳簽。紙本公文收文作業流程權責作業

7、流程執行時間產出表單總收文人員總收文人員總收文人員總收文人員各單位收發承辦人公文傳遞簽收印列退件Yesno分文擬辦建檔檢視公文紙本來文隨到隨辦總收文分文清單總收文分文清單承辦案件登記簿代表替選處理程序；代表業務程序；代表決策；代表結束。公文改分作業流程權責作業流程執行時間產出表單承辦單位主管直屬一級單位主管文書組總收文人員總收文人員各單位收發承辦人noyes改分建檔核定列印簽收擬辦檢視公文非本單位來文擬辦隨到隨辦總收文改分清單代表替選處理程序；代表業務程序；代表決策；代表結束。發文處理作業流程制定單位文書組發文處理作業流程頁數