HR-MAG-007 资料室管理办法（工厂流程再造三阶文件）

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1、编号2015-01-21页次2/2资料室管理办法版本/次A/0资料室管理办法编制人审核人批准人日期2015-1-21日期日期文件修改记录文件编号修改版本修改页数修改内容描述修改人批准人生效日期编号2015-01-21页次2/2资料室管理办法版本/次A/01、目的:对本公司所有的废止文件资料及记录进行控制和管理，确保能及时撤消及回收作废文件，避免其误用。2、范围:适用于本公司所有废止文件资料及记录。3、定义:无4、职责:4.1行政部：负责统一管理资料室及定期销毁作废文件记录。4.2各部门：负责整理各部门的记录并按规定存放至资料室。4.3文控：负

2、责整理作废文件并按规定存放至资料室。5、内容及要求:5.1行政部按部门划分区域供各部门存放资料。5.2作废文件入仓管理：5.2.1作废正本文件加盖“作废文件”章隔离标识，并登录于《文件废止/销毁总览表》内作日后参考之用。“作废文件”正本保存年限一般为一年。5.2.2对超过保存期限的作废正本文件，由文控整理后用纸箱封箱并建立《文件/记录清单》贴于纸箱上以便查阅，后交行政入资料室并登录于《资料室文件记录总清单》。5.3记录入仓管理：5.3.1各部门文件管理员对每月归档的记录收集成册，用纸箱封箱并建立《文件/记录清单》贴于纸箱上以便查阅，于次月的第

3、二个工作日下午16：30交行政入资料室并同步登录于《资料室文件记录总清单》。5.4资料室文件记录销毁管理5.4.1行政部每年组织各部门对资料室文件记录进行清理，各部门按《文件签署权限表》中规定的保存期限，整理出已过期的文件记录。5.4.2对于超过保存期的记录，填写《文件废止/销毁总览表》经部门主管核准后进行销毁处理，并同步登录于《资料室文件记录总清单》。5.4.3行政部每年1月组织一次资料室清理，也可视资料室存放情况增加清理次数。5.5各部门如有需要至资料室查阅记录的，须行政部指定人员陪同。5.6贮存文件记录时，应采取防水、防火、防破损、防尘

4、措施。6、相关文件:编号2015-01-21页次2/2资料室管理办法版本/次A/06.1《文件资料和记录控制程序》7、相关记录表格:7.1《文件废止/销毁总览表》7.2《文件签署权限表》7.3《文件/记录清单》7.4《资料室文件记录总清单》8、流程图无