第二章 商业信函作成要领.doc

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1、商务信函书写要领一、商务信函书写准备阶段一般来说，我们通过观察商业信函的构成格式、只要依照其基本流程将固定句型和惯用语句进行组合，就可以轻松地写出一份简单的信函。尽管如此，在进行整体的信函构思之前，如果就信函的主要内容、即：主文部分再多进行些考虑的话，就会进一步提高商业信函的整体效果。也就是说，商业信函中最困难的就是主文部分的障碍----“必须将纷繁复杂的事件归纳成简单易懂的内容”。那么，当我们要对一个复杂的事件进行简单的归纳总结时，要做到哪几步呢？让我们先来看看如下的几个要领：（一）、对收信人、发信人进行确认发信人己方公司（○○公司

2、）己方部门（○○课）管理职务（○○课　课长○○）　　　　　　　　　　　　　　具体担当人（○○课　○○）个人在书写商业信函的时候，首先应当明确收发双方的身份、职务等内容。比如说，收信人是对方的公司、还是对方公司下属的某一部门；具体的收信人是写那个部门的管理职务还是具体事件的担当者本人；有的时候收信的一方也可能是若干人，或者是不确定的多数的消费者。收信的一方是团体还是个人，决定着季节问候语、事件的叙述方式各有所不同。收信人发给公司（○○公司全体）发给部门（○○课全体）发给管理职务（○○课　○○先生（女士））　　　　　　　　　　　　　　发给

3、具体担当人（○○课○○先生（女士））发给若干相关人（各位客户）发给不确定的多数消费者（各位客户、无具体姓名）对于发信人一栏，也要事先考虑清楚是写自己的名字、部门的名称还是管理职务的名称。（二）、决定格式下面，让我们考虑一下选择怎样的信函格式。其实，信函格式的形式并非种类繁多，常见形式有：开头写着收信人、发信人和标题的固定形式；类似于普通信函的书信形式；以附记形式（在“记”下方记录条目）记载重要事项的形式；或者添加附页进行归纳总结等形式。（三）、记录下必要的事项接下来，对于那些必须传达给对方的内容要进行一番整理。使用文字处理机写信函时，

4、可以先把所想到的写出来，然后再对所写的内容进行重新整理。像前文部分的寒暄语等内容，因为有固定的语句，所以在书写时不必太为此而伤脑筋，然而重要的是那些出现在本文或者附记条目中的内容。如果在发出信函以后，还要通过电话对内容进行补充的话，也会给对方带来不便。因此切记要把所有必要事项都概括统一起来。要描述的事项，应包含着下列5W3H中的全部、或者其中的一部分，这些是必要的要素。最好是把想到的内容制成列表，通过对照5W3H来确认一下是否有遗漏的部分。いつ　　　　　　　　　　　　whenどこでwhereだれがwhoなぜwhy何をwhatいくつho

5、wmanyいくらでhowmuchどのようにhow二、商务信函的基本格式商务信函的基本格式如前所述，商务信函于日常生活中使用的信函之间并非存在着天壤之别。只是在商务世界里，为了保障业务得以顺利进行，而存在着若干规则或习惯而已。因此，于平时随心所欲记录下的一般文章相比，商务信函有时会要求形式上比较郑重、并具有高雅的格调。那么，首先让我们掌握两种基本的格式，即：纵向书写和横向书写。纵向书写主要用在礼节性的场合或者要求格调比较高雅的信函，比如：请帖、寒暄问候类信函等。不过上述这些情况也可以使用横向书写的格式。最近，由于数字、外语等也越来越多地

6、被引入到信函中使用，因此横向书写的信函在现实工作中已经日益成为主流。本书结合工作中的实际情况，将主要对横向书写的格式进行介绍，当然无论纵向书写还是横向书写，只要选择的格式能够对制作简洁、明了的信函有所帮助就可以了。◎纵向书写格式（一般）⑥开头语　⑦～⑨问候语⑩起首语　⑪主文　　　　　　　　　　　　　　⑫末文　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　⑬结束语②②发信日期④发信人　　　㊞③收信人　　　　⑭附记⑮追记⑬结束语（再拜・以上）◎横向书写格式（一般）①信函编号②发信日期③收信人④发信人　　　㊞⑤信函名称（标题）⑥开头

7、语　⑦～⑨问候语⑩起首语　⑪主文⑫末文　　　　　　　　　　　　　　　　⑬结束语⑭附记⑮追记⑯附加材料商务信函格式构成和文例下面将按照商务信函的基本格式和构成，举出具体的信函示例。商务信函和一般书信相同，有前文、本文、后附三部分构成。前文＝①信函编号―②发信日期―③收信人―④发信人本文＝⑤信函名称―⑥开头语―⑦～⑨问候语　⑩起首语―⑪主文　⑫末文⑬结束语后附＝⑭附记―⑮追记―⑯附加材料前文①信函编号标记在业务往来信函、公司内部信函上的编号，主要用于分类和检索。在信函上标记编号，既便于相关人员进行检索，又可以避免工作出误差。不过需要注意的

8、是：在社交性信函上一般不标记编号。例：总务科发出的第10号信函――总第10号、或总发第10号营业部的第136号照会信函――营照发第136号②发信日期日期对商务往来信函是非常重要的。值得注意的是：在信函上标记的日期不是信函