中文商业信函格式

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1、中文商业信函格式同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。　　　　1)信封　　　　(1)信封的种类　　　　信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。　　　　(2)信封的内容　　　　①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。

2、收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。　　　　②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。　　　　③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。　　　　根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。　　　　(3)国外信封书写格式。为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外

3、的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：　　　　①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。　　　　邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。　　　　②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的

4、右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。　　　　③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：　　　　1)航空(ByAir-Mail)；　　　　2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；　　　　3)快递邮件(Express)；　　　　4)包裹邮件(ParcelPost)；　　　　5)印刷品(PrintedMatter)；　　　　6)样品(Sample)；　　　　7)商业文件(mercialPapers)；　　　　8)密函(Conf

5、identia1)；　　　　9)亲启，私人信(Private)；　　　　10)赠品(ents)；　　　　11)如无法投递，请退某处(1fimdelivered，pleasere-turnto......)；　　　　)保护退还邮费(ReturnPostage(Guaranteed)；　　　　13)留存邮局(PostRestitute／CarePostmaster)；　　　　14)无商品价值样品(Sample(s)ofnomercialValue)。　　　　2)信文　　　　信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，

6、又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。　　　　3)附件　　　　商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。　　　　××敬上