浅谈科技查新员如何服务于查新委托人

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1、浅谈科技查新员如何服务于查新委托人[摘要]科技查新服务工作应根据查新委托人的需求特点进行针对性地提供服务，最大限度地满足他们对文献信息的需求。本文论述了科技查新员对查新委托人服务的重要性。　　[关键词]科技查新员；查新委托人；服务工作　　查新委托人是指提出查新需求自然人、法人或其他组织。在进行项目查新前，查新委托人需做一些前期的文献调研工作，对课题所属技术领域的研究动态、相关技术的研究状况以及产品开发情况都需要充分的了解。查新员如何服务于查新委托人，对查新机构在受理查新项目后更好地开展查新工作起着十分重要的作用。　　　　1　查新委托人的义务　　　　查新委托人的义务为：①查新

2、委托人应当据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料：查新项目的科学技术资料；技术性能指标数据；查新机构认为查新所必需的其他资料。②查新委托人应当尽可能提供查新项目的关键词、规范词、同义词、缩写词、分类号等以及同类科学技术和相关科学技术的背景材料、2.2　数据库检索系统的服务　　在科技查新中，检索数据库是科技查新工作重要的文献保障。尽管数据库提供了各种完善的检索途径，但由于查新委托人对计算机的使用往往只具备极基本的技能，并没有充分掌握各个数据库的特点，故直接影响检索策略的效率。科技查新员应向他们详细介绍每个数据库的系统功能及特色，如，可从《中国期刊网》数据库查论文参考资

3、料；从《国研网》里查找产品市场调研报告和相关数据；从《万方企业名录》或互联网上查找相关的企业名录。在实际检索中，应根据他们不同的特点，制定不同的检索策略，指导他们选择适应需要的数据库，让他们了解在检索时，不能只满足于对某个数据库的检索，由于各网站的条件、收集渠道、侧重点不同，所收集的资料也有所不同，因此，多选几个数据库进行检索，才能全面检索到相关资料。同时，还应让他们明白数据库的局限性，如回溯期较短，在机检时容易出现漏检早期文献的情况。另外，像汇编、专家通讯及一些带有保密性的文献，这些数据库中一般不会收录，单纯靠机检检索不到，还需进行手工检索。通过这样的服务，使得委托人对现

4、代化信息技术下科研课题的检索有一个总体的概念和全面的了解，为以后查新机构进行检索数据库打下良好的基础。　　　　2.3　检索策略制订和关键词选取的服务　　虽然查新委托人本身对电子资源和计算机应用知识有一定的了解，但由于各种电子资料的检索界面不统一，他们对所有资源的检索界面、检索功能并不熟悉，有的委托人往往花费很多的时间和精力，却检索不到所要的信息或检索效果不够理想，也常因检索策略不当而无法查询到所需资料，他们往往采取单一检索策略，出现检索结果为零后，不加思考地作“无相关文献”或“没检出相关文献”的结论，这样造成查全率与查准率不高的现象。查新员应指导他们通过对检索策略的调整，制

5、定最佳的检索策略，这样，查新委托人就能准确地把握检索词和检索策略，快速、准确地检索到急需的文献信息。正确、恰当的检索策略能优化检索过程，有助于查全、查准、提高文献信息的相关性比例，因此，查新员应利用对电子资源的检索知识了解的优势，指导委托人选择能准确反映本人信息需求的关键词，最好选择专业性强的关键词或常用词。因使用不同的检索词，得出的检索结果就不同，如不能提供尽可能全的关键词，往往易造成文献的漏检及延长检索人员的查新时间，从而不同程度地影响查新报告的质量，所以检索词的适当选取对科技查新员在信息检索时进行准确定位无疑是有很大帮助的。　　　　2.4　网上信息资源的服务　　目前，

6、国内查新主要是利用网上的信息资源和一些专业数据库，由于因特网上具有信息传递迅速、数据更新及时的明显优势，而信息的新颖性和及时性，也是查新工作中的重要因素，如果只通过数据库中文献的检索获取的信息是不能满足查新工作的需求的。如有的查新委托人需进行有关新产品的查新，通过文献检索就很难，而很多公司在因特网上建有自己的网站，发布行业信息的网站也越来越多，因此，可以指导他们利用国内外一些著名的网络搜索引擎，如：YAHOO、GOOGLE等网站进行检索。查新员在指导委托人使用搜索引擎时，将他的信息需求以系统提供的查询语言的表示方式来表达，这样可以获取大量与课题相关的信息资源，包括课题的发展

7、现状、背景材料以及有关术语的全名、别名等，这些信息对委托人全面准确检索有非常重要的作用。在利用网络信息资源服务时，应让他们明白网络缺乏传统编辑出版的过程质量控制环节，提醒他们以审慎的态度来甄别和筛选这些信息，这有利于提高查新检索的查全率，防止漏检现象，也可作为科技查新过程中文献资源的有益补充。利用搜索引擎进行查新检索，是一个辅助手段，可为委托人深入了解与查新课题提供有关的一些信息，也能为查新人员在较短的时间内掌握某一领域或某一专题的新进展、新技术、新原理等情况。　　查新员通过对查新委托人的服务，提高了他们获取信息的