电子公文在高职院校办公室工作中的应用

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1、电子公文在高职院校办公室工作中的应用　　［摘要］电子公文在制作成本与传播方面具有相当大的优越性，但由于种种原因，电子公文在高职院校还没有广泛运用；本文从安全性、规范性、技术等方面分析了产生这种状况的原因，提出了加强软、硬件建设，规范电子公文管理等方面的应对措施。　　［关键词］电子公文；高职院校；优越性；软硬件建设　　　　高职院校的办公室在所有的职能部门中，是一个繁杂性、综合性、协调性、功能性很强的综合管理机构，对内起到上传下达、协调关系的作用，同时又起着辅助决策的重要作用［1］；对外则起到合作交流、窗口形象

2、的作用。社会的发展、科技的进步以及高等教育的发展，高校规模迅速扩大和高等教育体制自身改革的需要对高校办公室工作带来了新的机遇和挑战，办公室的各项工作正朝着科学化、智能化、信息化、自动化、网络化的趋势发展；同时随着我国教育科研网建设的启动和高校的校园网的初步建立并与Inter连接，给高校办公室的电子公文的应用提供了一个良好的契机［2］。　　　　一、应用电子公文的优越性和必要性　　　　电子公文比纸质公文方便快捷、高效智能、环保节能。日常内部公文处理程序包括拟稿、审稿、定稿、签发、印刷、分发、催办、归档等；上级来

3、文则有收文、登记、传阅、催办、归档等；上行文还要亲自送或通过邮寄的方式上达上级部门。传统意义上的纸质公文的所有程序都要靠手工或腿功来完成，费时费力不说，公文遗失或被盗的情况还时有发生。如一份5000字左右的纸质公文需要3页A4的纸，印50份需要150页A4纸，用印花费30分钟，两人装订要1个小时，1人分发到45个部门（人）要花费至少1个半小时。上行文坐车送要耗汽油，邮寄要花邮资费，遇到不可抗拒力因素的影响，可能会造成时间上的延误甚至是不可估量的损失等等，而在文件印制过程中诸如油墨、人工、机器损耗还在其外；而

4、一个500人单位每年平均行文100次，每次50份，用纸数以万计，这又不知要砍伐多少树木了。而依托计算机网络技术、电子数据和信息高速公路的电子公文的出现把传统意义上的纸质公文从“刀耕火种”的方式中解脱出来了，它不需人工一份份去印、一张张对齐折叠装订、一个个部门跑送，上行文也可省去了车马劳顿之苦，它只需一台电脑、一根网线、一个工作人员3分钟之内就可以完成上述50份电子公文同时送达的任务，速度快，不需一张白纸。节省了大量的人力不说，也省却了油墨、汽油、邮资费等费用。同时，电子公文比纸质公文携带安全方便，保存起来所

5、占空间要小，保存时间也要长；相对纸质公文而言，它可复制可备份，搜索查阅使用起来比纸质公文便利得多，单位的领导即使远在国外，借助互联网，可以和同事在同一时间签阅同一份电子公文。而且，电子公文受外界不可抗拒力影响相对来也要小一些。一场冰雹可以使纸质公文送达时间延误2天，一场大火可以使一个档案馆几千年纸质公文资料化为灰烬，而2006年12月26日台湾南部海域发生7.2级地震虽造成多条国际海底通信光缆发生中断，但对网络传输并未造成太大影响。　　当然，正如任何事物都不可能十全十美一样，电子公文作为一个新生的事物，它也

6、有其不足之处，比如标准化、“网络安全”隐患，电子公文处理的软件开发使用、继电配备技术问题，观念问题等等。然而，电子公文的出现是信息时代的产物，它的使用和普及也将是时代和社会发展的需求。　　　　二、电子公文在职业院校办公室的应用中存在的问题及原因　　　　(一)观念上的问题　　一方面部分学校领导干部对电子公文应用的重视不够，认为公文处理电子化就是用电脑打印文件，而没有上升到无纸办公自动化的高度；而有相当一部分教职工习惯纸质公文，缺乏对电子公文的认同感和安全感，甚至出现了在一个单位内部各部门使用电子公文处理系统的

7、状况存在较大差异，有些部门甚至没有纸质公文无法办公。另一方面存在电子公文“缓一缓”思想的高职院校不在少数。实现公文电子化要投入相当一笔资金经费先实现校园网络化，当前我国相当一部分高职院校经费都有困难，因此其内部网络化建设的水平滞后。　　　　(二)技术问题最关键　　1.硬件的配置不能满足电子公文处理系统的要求。　　2.软件设计存在功能和安全、操作便利上的缺陷。　　3.人员的技术水平不到位。　　　　（三）安全问题不容忽视　　电子公文的安全问题来自于内外两个方面。一方面是来自于内部的管理不善，导致电子公文数据被非

8、法编辑、复制、传播、丢失等。二是由于系统的网络信息安全问题导致信息在传输过程中出错、丢失或者被窃听利用等。　　　　（四）规范化问题　　由于目前没有一套公认为标准的电子公文处理系统，使得电子公文处理系统参差不齐，这就造成了有多个电子公文系统并存的现状。由于学校在技术力量、资金投入等方面不一，客观上造成了该系统在设计功能、使用方便、后期维护等方面，存在较大差异。　　　　(五)标准化问题　　电子公文处理系统就是利用电脑