高等师范学校基建档案建设管窥

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1、高等师范学校基建档案建设管窥高等师范学校基建档案建设管窥　　基建档案是学校档案系统的重要组成部分，是学校基本建设过程中所产生的不可替代的原始记录和重要凭证。只有遵循档案建设的基本原则，符合档案建设的内在要求才能达到建档的初衷。　　学校基建档案是指学校建设项目从最初酝酿、开工建设到工程竣工过程中形成与发生的具有重要保存及查阅的各种文字材料、图表和声像资料等，学校基建档案客观反映着学校的历史和现状，它是学校发展的见证，因此，基建档案建设与学校基本建设及学校整体规划有着同等重要的地位。　　1学校基建档案工作中存在问

2、题　　1.1档案人员意识淡薄　　学校建设符合社会基本建设的诸多特征，包括建设工程周期长、覆盖阶段丰富、涉及部门众多，这意味着学校基建档案建设也必然呈现着多样性、复杂性等特点，而施工单位盲目赶工期、逐利益，造成了狭隘工程观，忽视基建档案的建设与管理，导致施工过程中频频发生与工程建设有关的文件资料始终处于凌乱、分散状态，偶有的建档行为往往也只是为应付工程竣工时检查验收的需要草草而为，从而给学校档案部门的建设带来负面影响。学校档案人员缺乏必要的工程建设方面的基本认知，而且工作作风不严谨。诸如，基建档案纸张大小不一；

3、用笔复杂，既有钢笔、圆珠笔，也有铅笔等。基建档案工作人员素质参差不齐，同时，基建档案人员对于基建项目的流程也只是一般了解，因此，很难根据基建档案要求主动与施工单位保持密切联系与沟通，无论从建设单位还是从学校档案部门角度都难以达成一致目标，知识与经验无法共享，导致学校基建档案建设一直处于低位徘徊状态。　　1.2档案工作草率了事　　在学校基建档案工作所存在的诸多问题中，工程竣工图编制缺乏科学性、规范性是一个突出问题，造成这种问题的原因是多方面的，一方面，建设部分及具体施工单位往往只顾眼前既得利益，缺乏大局观念与合

4、作意识；另外一方面，学校档案部门工作乏力，不能及时介入并根据基建档案管理的工作目标向对方提出合作要求，结果造成工程虽结束，但是工程竣工图的编制、规范与档案要求甚远。学校任何基建项目从最初的可行性研究到施工地点的确立、勘探、设计、开工到完工本来是一个系统工程，涉及面广、工作环节多，但是学校档案部门对如此严密的工程缺乏正确认识，更有甚者从心底里排斥这种细致入微的工作，造成档案收集工作马虎，特别对于本应该及时收集和整理的档案能拖则拖，这样不仅本文由.L.收集整理增加了竣工时基建档案收集整理的工作难度，而且也容易造成

5、相关档案的丢失，因此，为确保基建档案工作万无一失，学校基建档案工作人员必须从工程开始时就及时参与其中，督促施工单位与其一起做好相关档案的收集与整理，保证档案工作与建设工作的同步进行，避免工作被动与疏漏。　　1.3档案管理方式相对落后　　随着以计算机为主要载体的现代科学技术的快速发展以及网络技术的日益普及，档案软件的开发与利用对传统档案工作模式产生着不少冲击，适应现代社会的发展需要，学校基建档案实现现代化、信息化是工作实践中不可抗拒的趋势，学校基建档案建设必须从以往手工方式向信息化、自动化方式转变。但是由于学校

6、档案建设的滞后性，基建档案还没有广泛实现数字化目标。诚然，学校基建档案的可持续发展的支撑性因素是多方面的，其中少不了必要的基建档案工作环境，既包括硬环境，也包括软环境，就软环境而言它一直是学校基建档案发展的软肋，诸如，基建档案电子化、信息化程度不高，计算机手段在工作中的运用仍然停留在字符的简单输入阶段，没有充分发挥其超强的交互功能，从而不能适应学校基建档案的发展需要，同时，基建档案现代化程度低下，造成了基建档案信息的查询只能达到目录级，无法实现基建档案具体电子信息的获得，从而给基建档案的查阅和借阅工作带来诸多

7、不便，因此，基建档案建设必须审时度势，积极应用更为科学、先进的软件进行档案信息的保存与利用。　　2学校基建档案工作的有效开展　　2.1管理部门的有力领导　　档案管理部门要通过制定明确的档案管理制度，引导基建档案工作人员有条不紊地开展工作，在宏观上确立基建档案工作的基本思路，包括将基建档案工作融入工程建设系统；将基建档案纳入岗位责任平台；确立明确的考核计划，包括考核基建档案工作是否与工程项目立项同步进行；考核基建档案工作是否与工程建设同步进行；考核基建档案工作是否与工程竣工同步进行等，确保基建档案阶段性工作有条

8、不紊地开展。高等学校随着网络覆盖面的不断推进及计算机技术的不断更新，基建档案管理网络化、信息化趋势明显，事实上，学校基建档案工作只有从传统粗放型、经验型向科学技术型转变，才能有效解决传统档案管理工作中存在的诸多问题，包括工作人员过大工作量的问题、档案保存不便的问题、档案查找繁琐的问题等。基建档案的网络化、现代化无疑可以打破基建档案工作过程中的瓶颈。　　2.2档案人员的素质提升　　作为学校基建档案工作