建设项目工程档案管理信息化探析

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1、建设项目工程档案管理信息化探析卢健雯天士力控股集团有限公司摘要：建设项目工程档案信息化是项目档案管理发展的新方向，也是实现建设项目档案高效利用和信息资源共享的必由之路，更是项目整体信息化建设的重要组成部分。木文首先对建设项目档案做了概述，然后分析了建设项目工程档案信息化管理的必要性，最后详细阐述了建设项目工程档案管理信息化的路径。关键词：建设项目；档案管理；信息化；安全；井享一、建设项目档案概述建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程

2、管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是建设单位从立项中请并依法进行项目中报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部资料。按其性质可分为：立案决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收及其他备案文件。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的

3、资料,伍括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。二、建设项目工程档案信息化管理的必要性长期以来，受档案保管和利用环境的制约，许多建设单位的工程档案管理基木上处于封闭、半封闭状态，检索手段落后，馆藏逐年递增，但档案利用率却没有同步增长，大量的项B工程档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差，可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共

4、享，这种状况不但严重影响档案价值的发挥和对现实工作的支撑，而且严重影响了档案工作的作用和地位，不利于建设项0工程档案事业的可持续发展。其问题简单概括为以下两个方面：（一）建档质量不高有些档案管理人员对建设工程信息的来龙去脉认识不清，对收集到的材料不能及吋进行整理、分类，往往简单装订、随意放置，这样不能保持文件材料的成套性、准确性、系统性，直接影响了档案的内在质量。（二）纸质档案利用存在弊端档案的利用是档案工作的最终0的，档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说，提供档案利用的方式有三种：第一，以档案原件提

5、供利用；第二，以档案复制件提供利用；第三，根据档案内容编写参考资料提供利用。建设项0工程档案主要以前两种利用方式居多。从建设项B档案现存状况看，由于原件长期提供利用，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制。奋些档案管理人员在整理档案的过程中，考虑到档案的完整性及为避免日后利用过程中的遗失问题,通常把-栋楼的同种图纸用线装订在一起，这样虽然保证了完整性，但是利用起来很不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。三、建设项目工程档案信息化管理的路径（一）建立健全档案信息化管理行业标准实现建设项0工程档案信息化、现

6、代化管理要求档案的标准化建设。标准要建立在充分调査研究的基础上，要求具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强。实践证明，虽然文书处理工作的工作任务具有相对的独立性，与档案管理工作的工作任务截然不同，但由于文书是档案来源，所以文书处理人员必须保证公文制发中的标准化、规范化，为档案的标准化、规范化建设做好牢固可靠的基础保障。做好文书处理工作，首先要使用高质量的公文用纸，统一、规范的幅面尺寸,符合国家的有关规定、标准的排版形式，符合审批要求的公文签发手续。其次，档案管理现代化的基础是先进的技术、严密的分工和广泛的协作

7、。在信息吋代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准规范，如各种档案交换数据、信息传递、资料共享等，都需要制定和建立各类档案管理标准从而形成档案管理标准体系，进而能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。就单个部门、单位而言，要着重加强档案管理，完善相应工作机构，贯彻工作责任制的落实，注重发挥档案工作的作用，创造有利于档案工作科学发展的条件。具体到建设项0工程档案管理部门，要提高责任意识、增强使命感，建立档案收集、整理、管理和应用等各个环节相应的管理制度，使整个工作制度化、规范化、标准

8、化。（二）建立有效的计算机信息系统，实现档案归档自动化、馆藏数字化，充分、合理、安全地使用电子档案在电子档案使用过程中，还应注意到以下问题：1、电子档案的安全性问题因为目前电子档案涉及范围扩展迅速，数量也急剧增加，特别是由于计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络环境下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。2、电子档案的真实性问题在实际工作中，由于从电子文件的生成