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1、关于档案信息化背景下电子文档管理问题的思考在档案信息化背景下,电子文档已成为档案管理的重要形式,给信息的存储和提取带来了便利。因此,我们必须弄清楚电子文档管理的概念,了解其自身的特点,才能从根本上找出电子文档管理存在的特点,并不断完善其管理方法,促进电子文档管理向更加科学化和专业化的方向发展。一、电子文档管理的相关概述(一)电子文档的概念电子文档是在信息化的手段下得以出现的,它是指通过以计算机盘片、硬盘、磁盘等为依托在社会生活中形成的文字、图片等信息形式。它是以计算机的存储功能为前提的,并且能够通过网络传输,最终形式包括电子文书、电子报表等。电子文档对于企业
2、、单位的信息存储特别重要,关系着企业的运转效率和信息安全。(二)电子文档的特点1、存储量大和传统的纸质文档相比,电子文档以数字编码的形式存在,能够通过增加磁盘数量和容量来实现信息存储量的增加。特别是在信息量巨大的商业领域,电子文档的使用能够减少存储空间,提升效率。2、信息共享性电子文档是以数字编码的形式存在的,能够将大量的文字、图片等信息压缩,为信息的传输准备了条件。在这样的情况下,信息的传输受到时间、地点的影响较小,使其共享性提升,其管理向着更加科学化的方向发展。3、使用效率高电子文档的存储量大、共享性等特点决定了其使用效率高。人们都能够通过一定的检索方式
3、,在较短的时间内获取有价值的信息,特别是在企业财务信息方面,对电子文档的使用更加频繁,给工作带来了极大的方便。二、电子文档管理中存在的问题目前,在信息化技术和经济发展的促进下,电子文档的发展正经历着飞跃式的发展,但是,其管理工作还没有得到相应的完善,存在着许多问题有待解决。(一)电子文档整理欠规范性电子文档的出现是对传统纸质文档的革新,减轻了档案整理人员的工作负担,但是,电子文档的整理是建立在一定的管理技术和信息化技术之上的,对其规范性有一定的要求。目前,电子文档的管理存在着许多不规范性,如没有对文档统一归类和编号、没有对文档进行备份等,这些不规范的行为都给
4、电子文档的存储和提取带来了一定的困难。(二)电子文档转存和复制工作不足电子文档的出现给信息的保存带来了极大的便利,使得信息存储控辩变小、提取更加方便快捷,真正实现了信息的交互性和共享性。然而,电子文档仍存在着其本身的弱点,它是以磁盘等为载体得以保存的,数字信息是永久性的,磁盘是有一定的使用寿命的,因此,在电子文档的管理过程中,还要注重转存和复制工作,以防信息丢失。目前,电子文档管理比较注重存储方面,其转存和复制工作还有待加强。(三)电子文档的安全防护工作欠佳由于电子文档的建设处在发展阶段,在安全防护工作上还不到位,主要包括以下几个方面。一是价值重大的电子文档
5、没有形成纸质档,一旦丢失则难以找回,造成认为的损失。二是没有对磁盘等进行划痕、病毒检测,使得电子文档的危险性增加。三是没有定期对文档进行抽样检查,对文档的有效情况没有细致的掌握和分析。四是在电子文档的提取过程中,没有就使用权限、使用方式等作出相应的要求,增加了电子文档的潜在风险。三、完善电子文档管理的策略电子文档对于企业和单位来说至关重要,有时甚至涉及到企业和单位的安全,因此,必须在分析电子文档管理的基础上采取及时有效的策略,促进电子文档管理工作向更科学和更高效的方向发展。(一)完善电子文档管理制度电子文档的特殊性要求必须建立完善的管理制度,才能保证各项工作
6、顺利进行。首先,应该建立人员管理制度,让电子文档的相关管理人员受到相应的约束,对其进行一定的奖惩措施,并将其作为绩效考核的一部分。其次,应该对电子文档管理的详细流程作出一定的规定,包括文档的归档、审改、格式等具体的要求,以此来保证电子文档的规范性。(二)加强电子文档的常规管理电子文档的管理包括从信息的选择到维护等一系列的过程,因此,要加强其常规工作的管理。首先,在电子文档的归档方面,要将信息进行归类,并根据相关的规定对文档进行一定的选择,对特别重要的信息采用加密处理等。其次,在电子文档的后续管理方面,要注重对其安全性的提升方面,一是要对其提取做出相应的规定,
7、机密的信息提取需要登记,二是要经常检查文档的存储情况,发现信息异常要及时处理。另外,要对电子文档及时备份,减少其丢失的风险等。(三)促进纸质文档和电子文档的衔接电子文档具有其自身的优点,但也不可避免的存在着易修改、易丢失等弱点,对其安全性构成了一定的威胁。因此,在合理利用电子文档的同时,应该将其与纸质文档同步,特别是对于机密性的信息资源,应该完善责任机制,安排专门的人员来妥善保管。在这样的努力下,充分发挥纸质文档和电子文档各自的优势,为存储和提取提供更加便捷的途径,促进档案管理信息化的科学性和有效性。结束语在档案信息化的带动下,电子文档越来越受到企业和单位的
8、青睐,在促进信息资源整合、方便查询等方面发挥了重要的
