高校行政秘书如何做好职业规划

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1、高校行政秘书如何做好职业规划摘要：随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育行政管理模式也在不断革新，高校行政秘书工作日益成为高等学校教育教学中一个不可或缺的工作。高校行政秘书随着工作重要性的不断增显，对自己的职业发展提出了新的要求。本文通过对高校行政秘书的工作要求、角色定位等进行阐述，进一步探讨了高校行政秘书如何做好职业规划。关键词：高校行政秘书职业规划随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育规模不断扩大，高等教育行政管理模式也在不断革新。高校行政秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的工作，在学校日常工作的各个方面起着承上起

2、下的作用。大部分高校过去对这一岗位并没有明确的定性，甚至在某种意义上极易给教职工留下“行政秘书就是做杂务的印象，加上部分行政秘书人员对自身职业的认知偏差，导致在某种程度上影响了这一岗位功能的发挥，如今许多高校对秘书工作越来越重视，高校秘书对自身的职业前景也有了新的要求。一、高校行政秘书工作要求（一）高校行政秘书工作内容高校行政秘书的工作是什么？在《美国专业秘书工作职责说明》中有这样一段文字：“秘书的工作在于帮助主管处理琐碎的行政事务，协调办公室工作，保证工作的有效性和提高工作效率。”［1］在高校行政部门，秘书的工作主要概括为以下四个方面。1.处理本部门各类

3、日常行政事务。高校行政事务对象涵括广大的院系师生和教职员工，曰常行政工作繁杂，行政秘书每天需要处理大量的事务性工作，如会务工作、内务工作、文书工作、财和物的管理、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、资产管理工作、档案管理、公章保管和使用、对外联系和接待、内部帐务工作、物品采购和领用，等等［2］。2.承上启下、做好沟通与协调工作。高校行政秘书做好此项工作，包括做好学校行政领导下达的工作指示和会议精神的传达，做好内部交流与沟通，同时要做好本部门与学院各行政职能部门、学院各教学部门之间的沟通联系与分配协调工作，做好院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。1.

4、部门行政领导及院系行政管理层的参谋与助手。高校行政秘书当好参谋与助手，就是要发挥自身岗位的能动性，为领导提出建议和意见。行政秘书是院系和师生之间的桥梁和纽带，最能直接获得群众意见和民意调查数据，还能了解政策和上级精神的执行反馈情况，行政秘书将这些信息收集整理，并充分发挥自己的能动性，帮助领导做好信息的分类和提炼工作，以辅助管理层作出决策2.承担行政管理层临时交代的工作，处理突发性事件。高校类似于一个浓缩的社会，在教育行政管理方面都有其不可预见的临时工作和突发事件。比如，教育机关政府紧急发文、临时会议通知安排、临时接待工作、校园师生违规事件处理，等等。高校行

5、政事务看似小事，实则关系到高校教育行政管理的方方面面。高校行政秘书应明确自己的工作职责，认真对待每一件事，不断地通过实践锻炼强化完善自己的本职工作。（二）高校行政秘书工作素质要求由于行政秘书工作具有很强的综合性，这就要求高校行政秘书必须具备以下五种工作素质要求。1.树立坚定的思想政治理论素质。高校行政管理工作具有明确的政治方向性，必须贯彻党的路线、方针、政策，必须遵循高校的规章制度。由于行政秘书工作直接为行政管理层服务，行政秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，了解国家政治活动、掌握高校工作动态，学习和

6、研宄有关领导的讲话及文章。只有这样，行政秘书人员才能有效地协助领导工作。2.严格恪守职业道德素质。高校行政秘书在高校行政管理中处于机要位置，往往是重要政策文件的最早知情人，行政管理层重大决策的出谋献策者。同时，行政秘书又起着协调上级领导与广大群众师生关系的桥梁作用，是大量信息的收集整理者等，这些都要求行政秘书必须来格遵守秘书职业道德，包括保密原则、务实求真、谦虚严谨、诚恳友善、克己奉公、无私奉献，等等。3.不断扩充文化知识素质。大多数情况下，行政秘书由于日常事务性工作繁杂，很少能抽出时间来扩充文化知识，自身的知识老化，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力，导

7、致工作能力受限，难以为行政管理层领导和广大师生提供高质量的建议和服务。由于高校行政管理的综合性，行政秘书需要不断扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的基础知识，同时还要根据当今信息时代的快速发展要求，不断提高信息科学知识、档案管理知识等。1.努力提高专业技术素质。高校行政秘书工作是一项综合性很强的工作，行政秘书需要在工作各方面不断提高专业技术素质，以切实提高自身的工作质量和工作效率。包括语言文字能力、沟通协调能力、现代社交能力、信息调查统计能力、概括分析能力、观察思考能力、创新思维能力及解决问题的执行能力等。2.具备健康的心理品质素质。高校行政秘书工作

8、服务接触面广、工作内容琐碎繁杂这就要求行政秘书必须具备健康的心理品