关于档案数字化的管理思考

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1、关于档案数字化的管理思考周春燕中国移动通信集团广东有限公司江门分公司529000摘要：现代社会信息技术正在U益发展，信息资源是人类经济活动与社会活动的战略资源。档案作为重要信息资源，被广泛应用通讯技术、计算机技术、网络技术和多媒体网络环境的大冲击。要改善当今档案信息管理机构落后、低效的管理形式，使档案信息能够迅速向数字化方向发展，构建准确、及时、高速、系统的数字化档案网络，使档案信息资源有效利用和共享能够最大限度地实现，从而实现档案信息资源服务社会、科学管理合理配置的功能。关键字：信息技术；数字化管理；档

2、案管理数据库存储技术、扫描技术和计算机技术的发展所产生的新型档案信息形态是档案数字化管理内容,各种形式的档案资源通过它能够转化成数字化的档案信息，通过计算机系统来进行管理，从而形成有序结构的档案信息库，能够提供利用，资源实现共享。一、档案数字化管理的主要内容档案数字化管理是在高速宽带网络上运行的、能够进行跨库检索的海量数字化信息资源库群，是计算机能够处理且有顺序组织的信息集合，也能够当做是存储数字信息的一个仓库。通过网络用户可以方便高效地查询和检索信息来获取信息服务，并且它的信息不受时间和地域限制来存储和

3、用户访问。随着多媒体技术、数据库技术和计算机网络技术的不断发展，档案数字化管理已经变成一种新型档案信息管理形态。档案数字化建设的着眼应是从整个系统来看，组成系统的横纵向每个节点都应该达到一定的水平，并通过网络来将其联通，这样整体优势才能发挥出来，系统的综合能力从而能被提高。数字化管理档案内容括档案工作的各个方面与环节，要使档案数字化建设管理的推荐，就必须要抓住档案标准与规范化，控制好两者相互促进、相辅相成的辩证关系。工作主要包括下面几个方面：一是用计算机网络、现代通信以及媒体信息技术设备作为基础设施，在内

4、部建立起能够连同每个部门计算机网络信息平台，外部建立好调整信息宽带公共的通信网络。二是以不同时期不同类别的档案信息库和其他的信息库作为基础资源。三是主要以智能信息处理技术，把原奋的数据库转变成为知识库，用自然语言来进行概念性的全网络搜索。四是建立立体化、全方位体系，抓好数据库的建设，对各种各样的信息资源及时吸纳及提供，并提供良好的安全保密工作和维护为信息资源使用。总而言之，档案数字化是奋特定内涵的，给档案管理工作带来深刻的影响，全方位的给档案管理工作带来的变化。在发展档案数字化管理过程中，待探讨和研究档案

5、数字化建设的一些时代使命，迎接档案数字化时代到来。二、档案数字化管理的意义1、改善档案管理工作。传统档案管理方式主要是以档案资料收集、鉴定、管理以及利用等等，吋空的限制影响档案信息的流动，对信息的共享和增值不利。档案信息管理运作方式低效，管理形式落后，服务机制相对呆板，各自为政、封闭式的管理型职能违背信息化社会、知识经济形态当中充分开发利用档案信息资源原则，不利于开放式知识型档案管理职能的转化。对档案信息管理调节，档案信息管理发展中的急切要求是逐渐建立起能够和知识经济发展适应的知识型的档案管理体系，在注重

6、档案的实体管理同时，更关注档案信息的管理与流动，以及档案信息来作为知识资源作用，将知识从来源、生产、存储、整理，再到流动、传播和交流，一直到学习、利用、共享、评估的一些过程。是信息社会多数信息源里最为基础的部分，档案信息资源对促进科技创新与经济发展的推动显得及其重要，冇效使用科学管理，对产品开发、资源共享、科学决策、提高效率都有着积极的影响。档案数字化的实现，能够冲破在档案利用中的各种局限，使档案管理部门从封闭向开放迈步O2、加快国家信总化发展的步伐。长吋间以来，各种客观原因的影响，计算机技术应奋的价值和

7、作用没奋在档案工作中发挥出来，档案提供的档案信息和档案利用需求以及利用方式之间存在的矛盾难以解决，使档案管理信息化落后社会信息化发展。信息吋代在飞速发展,如果对档案数字化建设还不重视，在网络上不能奋效地进行档案信息的传递，就没办法进入信息吋代快车道，终将被信息社会淘汰。3、档窠服务社会功能的提高实行数字化管理档案，做好档案的开发利用，体现档案管理自身价值，也是档案服务社会的一个比较重要的手段。从档案的保管和用职能对信息采集、管理以及服务职能进行转变，使档案信息资源进行合理的配置和科学管理，直接把数据资料上

8、机存取，从而建立数据库，这样既节约经费，又方便了资源互访，提供了准确及吋、系统并且有较高权威性与参考价值的档案信息给利用者，科学研究的需求得到满足，向社会提供了高效和优质的服务。三、档案数字化管理面临的主要问题第一，对档案数字化的管理意识并不强,一直在延续传统管理的观念和模式，电子和纸质文档的“双套制”保存现象普遍存在，导致资源浪费与效率低下；由人工完成的借阅与检索档案信息，计算机在全部的过程中应用仅仅限制于文字录入与编辑打印