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1、关于电子文件与档案的信息化建设：档案信息化建设是一个具有重大战略意义，体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。近年来克山县道路交通运输管理站在档案的信息化建设方面进行了探索和实践。本文就档案信息化建设谈一点认识。 关键词：档案信息化建设；电子文件；问题；重点 电子文件是人们为了某一目的,在计算机上,用一定的格式和处理方式生成的信息的组合。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由
2、拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。所以电子文件对档案业务管理工作有一定的影响。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。 一、计算机在档案管理工作中的应用 计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作
3、的传统方式。例如：对著录标引的标准化要求，由于计算机文档一体化管理应用的普及，对档案信息的著录标引项目提出了增加对电子文件和电子档案的生成、运转、鉴定等管理性信息的著录项目，以确定其法律效力及保管方式；一些单位由于用计算机直接管理文件级档案，产生了是否还需保留案卷级管理的问题，有些部门应用计算机管理档案中已经根据新的《归档文件整理规则》改革了文件整理方式；档案电子化带来的某些原件是否保留的问题等。层出不穷的种种问题对档案管理的基本理论、传统方法、思想观念等带来了巨大的冲击。这些问题逼迫我们要认真研究和分析，求得正确的解决方法，否则会带来很严重的不良后果。档案通过计算机的管理
4、，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，从而满足社会各界的需求。 二、档案信息化建设的基本过程 克山县道路交通运输管理站的档案信息化建设，是以档案信息资源为核心，以X络化管理为基础，依托当地政务信息X，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度。档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行管理站档案信息化建设。 首先是管理档案的过程。决定档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化档案信息。如果没有形成一定规模的数字化档案数据库，没有大量的、不断增加着的信息数据——数字化档案，就无法发挥档案信息系统的作用。所以说建立全
5、文存储的档案数据库系统是重点中的重点。 通过信息技术管理档案，实现计算机联X，在X上实现档案目录检索，在一定的权限内进行档案全文浏览，满足社会各阶层的需求。档案馆通过信息技术，介绍馆藏、编写各类档案信息，达到档案资源共享。 其次是利用档案的过程。档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，因此，对档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些档案信息资源，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用档案信息资源为社会服务，从而达到档案信息资源的有效利用。 第三是档案管理软件的开发。针对现代办公条件
6、下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模型，建立新型档案安全保障系统。 三、档案信息化建设中应注意的几个问题 1、档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级档案部门在档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。 2、保障重点，分级建设。档案信息化建设首先集中力量对重要的档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现档案信息化的实际应用；在突
7、出重点的同时，对各类档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书档案的管理系统，以满足机关对档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其它门类的档案管理系统。这样能够保证档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现档案信息化的进程。 3、切实重视人才培养。档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作，这就要求各级档案行政管理部门要采取非常手段，一方
