试论oa系统环境下电子文件管理的原则与方法

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1、试论OA系统环境下电子文件管理的原则与方法【】本文在对电子文件的概念和六个方面的特点进行描述的基础上，阐述了电子文件管理的五项原则，即全过程管理原则、前端控制原则、真实性原则、完整性原则和可读性原则。并在此基础上提出了电子文件管理的三条创新性的方法：始终保持电子文件的“原始性”，大力推进文档一体化，积极探索电子文档管理规范化。　　【关键词】电子文件；管理原则；方法　　　　随着信息、X络技术的飞速发展，电子文件已大量涌现，各企业均建立了一套完整的办公自动化系统（OA），但由于电子文件对X络系统的依赖性、易变性、电子文件信息与载体的可分离性，以及其操作方便、

2、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，如何利用、保护电子文件和电子档案工作已经成为企业管理中一个急待解决的问题。　　一、电子文件的概念和特点　　1.定义　　指在数字设备及环境中生成以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信X络上传输的文件。是数字信息和文件的组合体，包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。　　2.特点　　（1）非直读性。电子

3、文件载体的非直读性体现在很多方面：一是数字编码序列记录在载体上，人的眼睛无法分辨；二是载体上的信息记录密度极大，即使在高倍显微镜下可以看到光盘记录痕迹，但读不懂那些痕迹表示什么；三是载体的数字信息往往是经过压缩、加密处理，即使有设备，如果不解压、解密，也不能读取其内容。电子文件载体的非直读性增加了电子文件保管及长期保存的困难性、复杂性。　　（2）对系统、设备、标准的依赖性。由于电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，这就决定了电子文件对设备的依赖性。不同软件环境形成的电子文件存储在载体上，有时难以互换；电子文件加密后不解密就无法识别；技术设备更新

4、时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等。　　（3）易更改性。信息容易变动可以不留痕迹，电子文件产生后不可能不改，为此要防止电子文件信息受到误改或篡改，这成了解决档案真实性问题的关键。　　（4）信息的共享性与安全性。电子文件的共享性是其运作环境X络化决定的。随着X络化的发展，对电子文件极为重要的X络安全问题已日益突出，可以说X络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。　　（5）信息和载体的可分离性。电子文件信息可以毫无损害地从一种载体转移到另一种载体上。为此对原件的概念提出质疑。档案的真实性问题被提出讨论，档案管理仅依靠载体管理的方法已经不能达成预期目标。

5、　　（6）对元数据的依赖性。元数据是关于数据的数据，如电子文件上下文关系和结构的描述。电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，电子文件的运作往往是在X络上进行的，操互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这些元数据，那么就可能给电子文件保管和长期保存带来问题。　　电子文件技术的特点影响了信息的生成、处理、传递、保存，虽然利用方便快捷，但信息的真实、完整、可读、安全遇到了挑战。我国现正处于电子政务的初期，在这种环境下各级政府产生的文件已是电子版本，大部分都是通过X络传输和处理。由此使以保管文

6、书档案为主的档案部门的职能重点从实体管理转向信息管理、知识管理，从物理控制转向智能控制。　　二、电子文件的管理原则　　电子文件管理原则是在管理电子文件的过程中，为了保证电子文件真实、完整、安全和有效利用而应遵循的行为准则。这些原则包括：　　1.全过程管理原则　　电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档，到电子

7、档案的保管、利用的全过程，可以称之为“电子文件全过程管理”。电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。　　2.前端控制原则　　在文件从形成到永久保存或销毁过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。传统文件、档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件

8、形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。前端控制可以有效地防止其他管