采购监督管理规定

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1、采购监督管理规定一、总则第一条．为了规范公司的采购行为，加强公司采购的监督管理，防止资产流失，特制定本规定。第二条．本规定是公司购买服务器、电脑、办公用品及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。第三条．公司应当按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度，防止采购过程中的不正当行为发生。二、采购申请第四条．业务说明1、公司各部门员工都可以作为采购申请人提交《采购申请单》。申请人填写采购申请表后，提交本部门经理审批。2、采购业务分主自用商品采购和销售商品采购。自用商品采购包括办公用品、配件、耗材、固定资产等。销售商品采购包括签定购销合同

2、的商品，客户委托代购商品。3、自用商品采购，经部门经理批准后，需提交行政部确认。行政部确认后，提交营销中心商务组发布采购信息。4、销售商品采购，经部门经理批准后，需提交系统部指定人员确定配置清单。系统部确认后，提交营销中心商务组发布采购信息。5、商务组发布采购信息给公司内部询价人员（销售人员和采购部门）、外部询价员。第五条．相关人员的责任1、采购申请人：1)采购申请人可以是各部门员工；2)采购申请人负责填写完整的采购申请单；详细附件《采购申请单》；3)采购申请人负责与系统部确认采购物品的配置、数量是否符合商务合同或项目要求及软件产品运行的要求。4)如果客户与公司不签定商务合同，则采购申

3、请人负责向客户索要委托代购函。5)当销售采购的配置发生变化时，必需与系统部沟通后确定新的采购配置，并及时通知销售部商务组人员。1、部门经理：确认采购行为有效性。2、系统部：明确采购物品的配置、数量符合合同、项目、产品的要求。3、商务组：1)负责补充采购申请单的编号、版本号；明确要求报价反馈时间；2)负责收集、整理、提交客户委托函归档；3)负责发布采购信息给内外部询价员、采购监管人员。4)收到采购申请人的变动采购申请单的通知后，及时通知内、外部询价员。第二条．其他说明1、采购申请单编号规则：8位编码年份4位+月份2位+流水号2位。例如：2007年9月销售部提交第一张采购申请单，该单据编号

4、为20070901，版本号为1。2、版本号规定：第一次提交的采购申请单版本号为1。如果中间有所改动，则版本编号改为2。依次类推，每次配置清单的变化要求采购申请单编号不变，版本号依次改变。一、采购报价第三条．业务说明及要求询价员在收到商务组发布的采购申请单后，自行询价，并填写采购报价表，在规定时间内反馈给采购监管人员。第四条．相关人员的责任1、询价员：1)负责市场询价；详细填写报价单内容；在公司要求的时间内发送给采购监管人员进行比价。2)负责审查最终供货商的资格（供货能力和单位信誉）。2、商务组：当采购申请发生变化时，必须及时通知询价员及监管人员。3、监管人员：确保询价员报价通道畅通。第

5、五条．其他说明1、销售商品需要提供增值税专用发票，自用商品可提供增值税普通发票。2、价值较高的商品，公司统一要求1-3年原厂商免费维护、一个月延期付款的账期。3、采购报价单中写明付款条件、可提供的售后服务、运输条件等参考内容。1、内、外部询价员在填写采购报价单时，必须填写供应商名称、联系人、电话等信息。2、各询价员只有一次报价机会，报价单一经发出，不允许修改。除非采购申请单变动时，允许再次报价。3、各询价员之间不允许打探对方价格，一经发现，取消询价员报价资格。一、采购比价第二条．业务说明及要求1、比价原则：在相同付款条件、维护条件、运输条件下，选择报价最低者进货。2、在规定报价时间结束

6、后，采购监管员打印出来各询价员的报价表，汇总统计后形成比价表，明确采购供应商。3、发送确认信息给中标的询价员、采购部门、财务部、系统部或行政部。发送未中标的通知给其他未中标的询价员。4、采购监管员不能判断哪个报价中标时，如果是自用商品采购，则上报主管行政的（副）总经理审批；如果是销售采购，则上报主管销售的（副）总经理审批。第三条．相关人员的责任1、采购监管员：1)保持公平、公正的原则，严格按照比价原则，选择供应商。2)保存、整理询价员报价表和采购比价表，随时准备公司领导的检查。3)及时通知采购部门、财务部门进行采购。2、采购部门：接到采购监管员的通知后，进行采购行为。自用商品的采购部门

7、是行政部，销售采购的采购部门是系统集成部。二、采购入库第四条．业务说明及要求1、采购部门在采购物品后，到行政部办理入库手续。办理入库手续时，应提交采购申请单，填写入库登记表.xls，并签字。行政部库存管理人员必须清点物品的是否与采购确认单一致。2、如果是服务器等高端商品，则由系统部确认采购物品与采购确认单是否一致，并在到货确认单上签字确认。行政部以系统部签字确认的到货为入库依据。3、采购部门凭行政部入库单，供应商提供的发票，自行填写的付款申请单