资源描述：
《浅谈基本建设项目档案资料的收集》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。
1、浅谈基本建设项目档案资料的收集一个项目从策划、立项、勘察设计、招投标、施工、竣工验收,往往历经多年,项目建设完成后其生命周期一般都在几十年、上百年。因此,基本建设项目的档案管理工作十分重要。它不仅是项目验收、审计、稽查、后评价、责任追究的依据,也在该项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改中有着不可或缺的重要作用。基建项目档案是整个建设项目从酝酿、决策到建成投产全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录,它包括项目调研、评估、决策、勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料,其资料门类繁复,载体形式多
2、样,且广泛、周期冗长、内容复杂,因此,如收集不齐全、整理不规范、保管不安全都将直接影响建设项目的使用效益。本文就基本建设项目档案收集工作做点初浅的探讨。一、利用合同控制,从源头抓档案资料的收集一般地说,基建项目建设都是招投标后由专业建设单位实施的,因工程参建单位往往首先考虑经济效益,把控制工程投资、进度和质量作为工作中心任务,对工程档案资料的收集、整编等重视不够,轻项目文件及档案资料的现象较普遍,档案资料收集混乱,质量不高,无法做到档案工作与工程进度同步,即使有档案管理方面的制度也形同虚设,缺乏约束力,起不到应有的作用,不能确保工程档案收集的完整、准确、系
3、统。要解决工程档案资料收集的这一困窘,笔者认为,利用合同控制来强化参建单位、供货单位的档案资料归集、移交,是行之有效的方法之一。建设项目的资料大多产生于建设合同的执行过程中。项目档案资料的收集就应该从合同抓起。企业要在与施工方、监理方、设备供货商签订合同时就将档案资料的归集、移交提出具体细致的要求,设立专门条款,明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等;规定施工单位、供货商的资料移交手续与质量保证金、工程结算、工程尾款等挂钩,通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施,强化各参建单位的责任,以及相关经济处
4、罚措施,与其经济利益挂钩。同时,在合同执行过程中,要认真进行检查督导,并以合同内容为依据,对施工方加以考核,督促,定期召集有关参建单位档案管理人员参加档案资料收集工作协调会议,通报各项工程项目进度和该项目档案资料收集工作进度,促进施工方、供货方及时做好资料整理、归档和移交,避免完工后再补资料。这样,利用合同控制,辅以经济手段,从源头抓档案资料的收集工作,可以达到较好的效果。二、投资方与建设方双方担责,共同负责档案资料的收集基建项目的档案资料的收集工作是一件十分复杂的工作,投资方与建设方必须协作作战,共同全程负责档案资料的收集。一般地说,因为项目建成后为投资
5、方长期使用,投资方比较重视档案资料的收集;笔者认为,建设单位同样应该十分重视工程档案资料收集工作,须明确一位主要领导分管,配备档案资料管理人员,统一管理工程档案资料。项目档案资料的收集工作,建设方不能马虎从事,投资方不能被动地接收,因此,最好的方法是双方明确项目档案员全程跟踪收集。这里,双方领导的重视无疑是非常重要的,可以设立一个有双方领导参加的工程档案收集领导小组,项目双方各自明确一名或数名专(兼)基建项目档案员,作为项目档案资料收集小组成员,全程负责工程项目资料的跟踪收集工作。基建项目工程涉及的专业知识多,双方档案资料管理人员要互相配合。一方面,投资方
6、的档案人员应亲临施工现场,收集资料。根据工程进度,与项目经理、施工员甚至领班密切联系,针对性地列出需收集的资料名目,主动出击;另一方面,建设方的档案人员要做到边施工、边收集资料,积极配合,做到资料真实完备、记录准确符合规范要求,及时整理移交。这样,投资方与建设方共同担责,可以确保资料收集工作有序进行。三、注重项目电子档案资料的收集1.要第一时间收集电子档案资料。在基建项目中,传统的纸质文件、图纸等档案资料人们比较看重,而计算机中的各种电子文件往往不会引起人们的重视,有时会忽视它的档案资料价值,没有及时的收集存储。而没有及时收集存储的电子资料很容易因为主观或
7、客观的原因而消失,如病毒的入侵、人员的误操作、存储介质容量不够等等。因此,我们要十分注重电子档案资料形成后第一时间的收集、备份,并存储于能够脱机保存的载体上。2.要尽量运用通用软件、采用标准格式存储。随着技术的进步,计算机的各种软件版本升级频繁。要保证信息的长期保存和便捷利用,我们应该尽量采用使用广泛的通用软件,同时尽量采用标准格式的储存方式。专用软件产生的电子文件,应尽量转换成为通用格式;通用软件产生的电子资料,收集时应注意收集其软件版本型号和相关参数,并注意相关软件的版本适用性。专用软件产生的电子文件如不能转换为通用格式,应注明专业软件的名称和版本,或
8、者在收集时连同专用软件一并收集,为今后档案的检索和查询提供必要条件
