电子档案管理中的保护措施探析

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1、电子档案管理中的保护措施探析摘要：随着信息技术和X络技术的发展，电子文档在工作中逐渐取代了纸质文档，随之而来的电子档案的保护也日益受到了档案管理工的高度重视。本文结合自身工作实践，从电子档案的特点出发，在载体、环境、维护、检测、病毒防护等方面对电子档案的保护措施进行了探讨。　　关键词：电子档案特点保护措施　　　　电子档案指“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据”。这些数据、参数及其软件通过特殊介质形成的电子档案既方便了档案的管理和使用，也由于其载体特殊性、环境要求高、易于存储和携带等特点，使得保护成为电

2、子档案管理中重要的工作。　　1.电子档案的特点　　存储档案内容的介质有很多，电子档案的信息需要依赖于物质载体的存在而存在。从目前常用载体来看，材料大多为磁性物质和光盘。光盘常用的记录介质则主要有碲、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料和磁性材料一样都具有稳定性差，易氧化、易与酸性、碱性物质发生反应、易出现磁道损坏等问题。　　同时许多载体对环境温度、湿度的要求较高。比如光盘就对光线和振动特别敏感，特别是紫外光，其能力足以破坏载体剩磁的稳定性。　　在信息的安全性上，因信息和载体具有可分离性而随时都面

3、临着被修改、盗窃、删除的危险，此外还有电脑病毒的严重威胁。　　在管理上，电子档案是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的电子文件归档后形成的，因此它是具有保存价值的历史纪录，也要遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、鉴定、保管、利用和统计。　　2.电子档案的保护措施　　2.1选择优质的电子档案载体　　由于磁带和软盘的存储容量小、存取速度慢，现已基本被淘汰了；移动硬盘价格则比较昂贵，技术不甚成熟，使用范围较窄。目前使用最多的是存储量大、存储速度快、价格经济的光盘来作为档案主要载体，因为它基本满足了以下几点要求：首先应具有耐久性，对环境

4、要求低，不易损伤；其次要具有很强的通用性，避免了信息频繁迁移的危险；再次载体的性价比合理，存在性能优良，价格低廉的特点；最后是光盘能够满足国际、国家或行业标准；能够从技术寿命和市场支持两个方面进行系统支持。　　2.2建立规范的电子档案存放环境　　从光盘的存放环境来看，其要求是特别高的。首先光盘存放的温度要求控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在40%-65%之间，还要做好档案室的避光工作，特别是要避免紫外光的直接照射；其次要配备相应的防火器材，消灭火灾隐患；第三要做好档案室的环境卫生工作；第四要做好光盘储存装置的屏磁性，档案室应配

5、备必要的测磁设备，以便及时查处隐蔽的磁场。因为光盘是磁记录，外来磁场会使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，破坏记录的信息。最后要做好有害气体腐蚀防护工作，特别是一些酸性和氧化性气体。　　2.3对电子档案进行定期的检测与维护　　电子档案的记录载体容易受到环境环境因素的影响，即使环境相当良好，也难免材料会出现自然老化或磁性衰减的现象，从而导致信息的丢失。因此要加强对电子文档的检测与维护，以确保信息的可靠性。　　对电子档案的检测，每年至少应该进行一次，以一个逻辑卷为单位，采用科学的采样方式进行，样品数量以大于10%为宜。检测载体外观上是否出现

6、物理损坏或变形，外表是否清洁、有无霉变现象；内容上进行读写校验，核对信息的内容是否完整、正确，对出现问题的载体要及时进行修正或更新。对样品的拷贝应以载体使用期限三分之一为准，在拷贝后，其原载体应继续保存直至下次拷贝完成。　　2.4采用先进的安全防护技术　　2.4.1身份验证　　为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，应当针对不同的用户设置不同的访问权限，在其访问之前对其身份的合法性进行验证。当前比较典型的控制模型有：自主访问控制、强制访问控制和基于角色的访问控制。　　2.4.2对文档进行加密保护　　对重要的电子文档进行加密

7、保护，是各国的通行做法，目前经常采用的加密技术有数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。这些方法现在还在不断更新进步之中，特别是对文档信息的加密技术，更是取得了很大的突破。　　2.4.3安装防火墙　　防火墙是指设置在不同X络或X络安全领域之间的系列部件的组合，通过这个保护层，强制性地使所有的访问或链接都必须经过检查，一般由许多软件与硬件共同构成。档案信息系统防火墙的主要功能就是为档案信息的共享、交换提供安全保障。从技术上来分，主要分为三大类：包过滤技术、代理服务技术和状态监控技术。当然，随着病毒技术的不断升级，防火墙技术也得到了极

8、大发展，如目前的深度数据包检测技术等。这种“软件硬件”式的分布式防火墙在技术方面可以形成内外兼顾、多层次的纵深型的防护体系。　　2.4.4经常更新电脑病毒防范技术。众所周知，电脑病毒具有更大的破坏力，而且对被破坏的文件进行修复非常麻烦