会计信息系统：采购与付款核算与管理

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1、会计信息系统AccountingInformationSystem采购与付款核算与管理（重点）学习目标掌握手工采购与付款业务流程了解采购与付款子系统的特点理解采购与付款子系统的目标掌握IT环境下采购与付款的主要流程的分析思路掌握采购与付款子系统主要数据文件和功能结构掌握采购管理中的供应商选择方法、采购订单管理的设计方法掌握采购实时控制模式、采购结算与付款的设计方法主要内容第一节采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节采购与付款子系统总体结构设计第四节采购与付款子系统的初始设置第五节采购与入库处理管理第六节

2、采购发票、采购结算与付款管理第七节账表输出和统计分析企业从采购到付款都要经历以下几个步骤采购与付款流程主要业务活动及对应的凭证和记录主要业务活动对应的凭证和记录相关的主要部门相关的认定重要控制点1.请购商品和劳务请购单仓库、有关部门请购单不编号，但要经过签字批准2.编制订购单订购单采购部门完整性订购单预先编号，送至供应商及有关部门，独立检查处理3.验收商品验收单、订购单验收部门完整性、存在或发生验收单一式多联、预先编号4.储存已验收商品验收单上签收仓库、请购部门存在或发生保管与采购职责分离主要业务活动及对应的凭证和记录主要业务活动对应的凭证和记录

3、相关的主要部门相关的认定重要控制点5.编制付款凭单付款凭单、验收单、订货单、供应商发票应付凭单部门存在或发生、估价或分摊、完整性预先编号，并经过适当批准6.确认与记录负债应付账款明细账、应付凭单登记簿、供应商发票、验收单、订货单、卖方对账单、转账凭证应付账款部门、会计部门存在或发生、完整性、估价或分摊记录现金收支的人员不得经手现金、有价证券和其他资产，独立检查入账及时性及金额正确性7.支付负债付款凭单、支票应付凭单部门、财务部门存在或发生、完整性、估价或分摊支票预先编号，已签署的支票的相关凭证要注销8.记录现金、银行存款支出现金日记账、银行存款日

4、记账、支票、付款凭证会计部门存在或发生、估价或分摊、完整性独立编制银行存款调节表采购与付款业务涉及的部门请购部门采购部门验收部门财务部门供应商（外部部门）采购与付款业务核算与管理的特点1．数据存储量大2．数据变化频繁3．管理要求高4．与其他子系统联系广泛手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析福特北美公司在手工环境下的采购与付款流程为什么要设置验收报告与发票进行核对？为什么要设置订单与发票进行核对？为什么会影响采购到付款流程的效率？主要内容第一节采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节采购与付款子系统总体结

5、构设计第四节采购与付款子系统的初始设置第五节采购与入库处理管理第六节采购发票、采购结算与付款管理第七节账表输出和统计分析采购与付款子系统的目标1．灵活、正确地反映企业个性化特征2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制3．加强对资金的管理4．提供各种核算和管理信息5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统采购与付款流程构建的原则“数出一门，共同使用”，即一旦采购订单被确认，质检部门的验收入库业务、财务部门的发票控制与结算业务、财务部门的应付与付款业务，都以“采购订单”为依据进行相应的业务处理。整个流程采用统一的数据库，在数据库中以“采购订单”

6、文件为主数据文件，即各个部门和岗位的业务都必须从“采购订单”文件中提取数据，并对该文件中的关键属性进行确认。在关键环节设计控制点，强化实时控制。控制方式一是柔性控制，即控制者根据自己的判断进行实时控制；控制方式二是刚性控制，即设计控制准则，并将其嵌入系统，由系统进行实时控制。请购与采购管理流程请购与采购管理流程请购岗位处理请购单。当企业各部门需要采购存货时首先编制请购单。处理请购单的方法有多种：录入请购单存货子系统自动传入物料需求计划（MRP）传入采购订单编制岗位进行实时控制。采购部门由专职人员从请购单文件调出请购单，从存货子系统的存货文件中获取

7、信息，并将请购单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。如果审核没有通过，则将不合理信息反馈给请购岗位有关人员；如果审核通过，则进入下一个环节。请购与采购管理流程选择供应商。采购订单编制人员根据请购单的请求，从供应商档案文件和采购价格文件中提取数据，从订单交货文件中获取信息，系统自动按照供应商的选择条件，如供应商的交货记录、服务、价格、质量等给出供应商的排名，并保存在供应商排名文件中。编制采购订单。按照采购合同的要求，编制采购订单。采购订单以请购单为基础信息，从供应商排名文件中获取排名结果，按照企业采购管理办法，选择排名靠前的供应商，并分配

8、相应的采购数量。当所有信息编制完成时，将其保存在采购订单文件中。该文件是整个采购与付款循环的最重要的数据文件之一。采购订单审核岗位审核订