公文写作基本知识

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1、公文写作基本知识（陈学军）发布者：系统管理员  发布时间:2009-10-1419:05 一、公文基本知识（一）公文的分类1、不同材料有不同文种。●公文从内容性质及其作用看，大致可分为三类：①专用公文。如外交部门的照会、护照等；司法部门的起诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门的经济合同、商品广告等。②技术公文。如说明书、图纸、图表等。③通用公文。《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。●公文按行文方向分，也大致分作三类：①下行文。如命令、决定、通知、

2、批复。②平行文。如函。③上行文。如报告、请示。2、一个材料只能用一个文种。公文最讲究的是“对号入座”。如平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，有的为了表示尊敬而用请示是错误的。3、几种常见文种。（1）通知。通知是最常用文种之一。①通知的特点。通知范围广；发布方式灵活。②通报与通知的区别。●内容范围不同。通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况。●表现方法不同。通知的写作主要是直叙式，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩。（2）请示。请示

3、是机关单位经常使用的一种请求性上行文。①请示的写法。●标题要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告”；原由中不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。●正文包括请示原由、请示事项、请示要求三个部分。●结尾一般有如下写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”等等。这是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。②请示的写作要求。●一文一事。●单头请示。●不得越级请示。●不得同时发下级机关。③请示与报告的区别。报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。它是一种经常使用的上行文。●行文内容有无请求性。

4、●行文目的有无求复性。●请求事项是否单一性。（3）函。是指不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。函也叫信函，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。①函的特点。●适用范围广泛。可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项，也可用于答复审批事项。●行文多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其基本性质，应看作平行文。●短小精悍，简便灵活。一般的函是很短小的，内容单一，语言简洁，简单明了，有的便函只有三言两语。②函的写作要求。●有的函可以没有标题，有的函可以不打印，不编号，不盖印，这种函叫便函

5、。因为联系的事情比较简单，三言两语便可以说清楚。●写函的原由时，指发出本函的原因，一般简明扼要。如复函的原由一般写：“你单位XXXX年XX月XX日关于XXXX的来函收悉。”●写函的结语时，指函的结尾。一般使用公文术语，如“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。（二）公文的格式公文具有规范的格式是其一大特点。《国家机关公文处理办法》对公文格式作出明确规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人//标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章//附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分

6、组成。”这18个部分分属在文头、主文、文尾三大块里。①发文机关标识。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”。它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷。发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。不同类型的文件，必须由相应的发文机关发文，不能搞错。②发文字号。简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2009]30号”，表示中共中央

7、在2009年度内发的第30号文。机关代字的字数一般不超过3个；发文机关的年份要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2009”简化成“09”；年份要用方括号括住，不要用半圆括号。联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。③公文成文日期。是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“二OO九年十月九日”，不能与阿拉伯数字交错使用。一般以实际发出的日期为准，具体说本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。④印章。指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。联合上

8、报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文