电子文档存档规范

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1、中国地质调查局成都地质资料馆二ＯＯ六年十一月二十九日《成果地质资料电子文件汇交格式要求》使用说明《成果地质资料电子文件汇交格式要求》使用说明一、汇交人的工作内容二、配套软件三、电子文件的类别四、电子文件命名五、电子文档制作六、电子文档的检查与验收提纲汇交人应完成以下工作：按项目工作要求和《格式要求》的规定制作所有的成果地质资料源电子文件生成存档电文文件（文本部分文件格式为“.pdf”，图像文件格式为“.jpg、.tiff、.eps、.pdf、.gif”）如果电子文件中有插图、插照、图版等，创建“

2、插图文件”文件夹，用于存放这些文件插入前的源图形文件一、汇交人的工作内容按《格式要求》组织电子文件完整地著录《电子文件登记表》制作载体外标签检查所有电子文件，保证能正常使用后进行录制向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电子文档一、汇交人的工作内容二、配套软件部组织开发一套与《格式要求》配套的《电子文档制作与浏览验收系统》工具软件，目的是帮助用户形成一套符合《格式要求》的适用于汇交和使用的成果地质资料电子文档用户1、按项目工作要求和本要求制作成果地质资

3、料源电子文件2、按《要求》要求将图像文件转换成存档格式软件辅助制作1、组织：将用户编制好的电子文件组织制作成一份符合本要求的，完整的电子文档2、《电子文件登记表》：对“电子文件的软硬件环境特征及软件版本、电子文档说明、电子文件形成单位信息和数据交接信息、电子文件名和文件题名”等信息进行著录3、载体外标签：著录载体外标签需要的有关信息软件功能1、对本文部分源电子文件能自动生成PDF存档格式2、根据用户著录的信息形成《电子文件登记表》、《载体外标签》等附加文件3、形成一套符合本要求的可浏览的成果地质

4、资料电子文档4、录制5、浏览汇交使用后台控制：1、按本《格式要求》的要求2、按资料浏览使用的要求汇交及使用《格式要求》配套软件应用示意图归类时，一般采用以下原则：根据成果地质资料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件归属的类别为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交，将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类三、电子文件的类别序号类别电子文件内容1正文类成果地质资料全部正文。2审批类由法定单位对成果地质资料进行评

5、审、验收和审查时所形成的文件。如报告的最终认定书(决议书)、验收文件、审查(评审批类审)意见书等3附图类成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件4附表类成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件5附件类成果地质资料所附的技术性或说明性文件。如数据库或软件的测试报告、使用说明和操作手册以及根据成果报告而产生的论文等；原始地质资料登记薄(明细帐)也可归入此类6数据库和软件类成果地质资料中以数据库建设或系统开发为主体工作内容而形成的各类数据库和软件；数据库和软件类的工作(成果、总结)报告作为其电

6、子文件的正文7多媒体类成果地质资料所包含的各种音频、视频文件等8其它类成果地质资料中上述七类以外的文件。如资料汇交凭单、电子文件登记表、勘查许可证、项目任务书、项目设计书、项目设计审查意见书、目录著录表等四、电子文件命名成果地质资料电子文件按照其类别进行命名，一般电子文件名的构成及命名方法见《格式要求》。这里需要说明的是，对于附图类的源电子文件以及数据库和软件类电子文件的命名，并不是按照以上分类法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所取的电子文

7、件名（一）文本部分源电子文件的制作本《格式要求》对文本部分源电子文件的格式原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式。《格式要求》中推荐使用MicrosoftWord简体中文格式、WPS格式。对于附表类文件，除上述格式外，还推荐使用MicrosoftExcel简体中文格式五、电子文档制作1、制作Word文件的标题与页码要求篇名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题其标题阶次应相同定义过的标题应用WORD软件的插入索引和目录命令生成本电子文件的目录

8、，WORD格式电子文件的目录应是自动生成而不是手工录入的五、电子文档制作页码的要求每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中”或“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及方向可以不和与纸介质完全对应五、电子文档制作封面不得有页码，文件的封面、目录、前言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套连续的页码对于连续的文字或表格部分，一般情况下应使