论军队会计档案管理信息化

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1、论军队会计档案管理信息化关键字:财务档案管理，信息化军队财务档案是军队财务部门记录和反映经济活动并归档保存的重要专业历史资料。当前，信息化建设已经成为推进中国特色军事变革和完成“双重历史任务”的重中之重。军队财务档案管理也要积极探索信息化建设的路子，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率。一、军队财务档案管理信息化的紧要性在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实

2、现财务档案的网络化管理，是搞好军队财务档案管理的必然选择。军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展，对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化越来越频繁，甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整；各种指标、标准，每年都可能变；各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容，同时要求不但反映当年度经费活动情况，并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况；各种标准划分越来越细，项目越来越杂，如军队干部工资标准1980年前只有2

3、4个，而现在猛增了十几倍之多，各类补助项目也有数十个，信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面，总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》，这确实解决了档案管理中的不少问题，但是，这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性，一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新，重新整理出版的周期长，往往是计划赶不上变化，而且又要消耗大量人力和财力。电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中

4、的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还

5、有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。二、军队财务档案管理信息化的主要内容一是搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字

6、化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立军队财务档案数据库，可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等，建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资

7、料都录入计算机。二是搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档

8、案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该