[学习总结]专业秘书训练教程

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1、引言   秘书是上司的左右手，他的责任是替上司分忧解劳，减少主管无谓的干扰，所以，主管如果能获得一个优秀的秘书的话，就能心无旁骛拓展业务版图。 美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克，当记者问他一生经营企业的秘诀时，他说：“没什么秘诀，只要请一位好秘书就对了”。所以由此可见一斑，秘书在企业的角色有多么的重要。  秘书的自我定位 当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书”，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。 1．秘书的工作内容秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非

2、常细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：Æ辅助决策当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。Æ调查研究当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。Æ收集信息当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。此外，还要善于运用网络收集信息。Æ文书处理文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。Æ会务准备所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行业务汇报。Æ公关工作公关工作包括沟通、社交

3、、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。Æ档案管理在高科技迅速发展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。Æ工作日程安排上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。Æ查办工作查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。Æ接

4、待工作当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，产生宾至如归的感觉。Æ行政事务行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。Æ保密工作秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露。 2．秘书应该具备的能力秘书的工作非常繁琐，而且经常有突发性的事件要处理，所以秘书的能力应该是多元化的，决不能只有单一专长。 【自检】以下是一些秘书在工作中的表现，你认为他们当中谁是合格的秘书，谁需要改进工作态度、提高工作能力？（1）小王在处理其他的事务时都非

5、常能干，但是她讨厌写报告，认为写报告是一件无关紧要的小事，所以没有在写作上下功夫。（2）小李是财务经理的秘书，经常有同事或者好友向她打探别人的薪水，小李总是巧妙地回避这些话题。（3）小张做了多年的秘书工作，一直做得很好，只是最近两年公司引进电脑，实行电脑化管理，小张没有学过电脑，觉得适应不了。@_____小李是一名合格的秘书，小王需要提高写作能力，小张需要提高操作电脑的能力。人际关系与沟通技巧 认知人际关系 1．增进人际互动人是一种群体动物，没有人可以离群独居，我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题，职位、地位、社会背景等都会影响到

6、人际关系，有一句老话说得好，“先学做人，再学做事”，如果不会做人，人际关系就会一团糟，办事自然就会到处碰壁。那么怎样才能增进人际互动呢？这要靠平时的积累。朋友不会从天而降，也不会突然出现，我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友，建立人际关系网。 2．人际交往的流程人与人之间从彼此生疏到彼此交往，有一个循序渐进的过程，一般来说，这个过程可以分为八个步骤，其流程如下图所示。图1－1   人际交往的流程图 3．人际交往的四种态度人际关系有四种交往态度：Æ我不好，你好，这是大公无私的态度。Æ我不好，你也不能好，这是玉石俱焚的态度。Æ我好，不管

7、你好不好，这是自私自利的态度。Æ我好，你也好，这是我们追求的目标，希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素 1．影响人际交往的客观因素Æ时代背景时代不同，人们的观念也会存在差异，会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中，邻居之间的关系非常好，尤其在农村，一家办喜事，全村的人都出动，而在当今的商业社会中，人们住在电梯公寓里，楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展，尤其是因特网的出现，使得空间距离已经不是问题，为人们的交往提供了极大的便利。Æ生活压力人们在生活中难免会面对许多压力，比如升学压力、家庭压力、经济压力

8、、工作压力等等，这些都会影响个人的看法与想法，也会左右人们人际开拓的脚步。Æ环境的阻隔环境是影响人际交往的最直接的因素之一