建设项目文件整理与归档

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1、建设项目文件整理与归档一、建设项目档案概念：v是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。v项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。v项目档案的特点：具有成套性、专业性、动态性。二、基本术语v文件归档：就是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。v档案整理：是指按一定的原则

2、对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。v案卷：是指由互有联系的若干文件组合成档案的保管单位。v立卷：是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。16v挡号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。三、项目文件归档范围v归档范围：根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》附录A分为：v前期文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺及设备文件、项目科研文件、涉外文件、试生产及生产准备文件、财务管理文件、竣工验收文件等十二部分。四、编制要求：v项目竣工后，项目文件应由文件

3、形成单位根据工程实际情况，依据行业规定、标准以及合同规定及要求编制竣工文件。1、竣工文件的分类：v竣工文件的分类应按《工业企业档案分类规则及分类表》分类。2、竣工文件移交份数：v各设计、施工、调试、监理单位应根据国家要求向建设单位提交竣工档案，一般纸质文件二份（原件与正本各一份）；电子备份光盘则按合同规定移交。3、施工记录的表式：16v应符合现行（有效版）行业标准以及建设部等相关行业标准的规定。4、编制审核：v监理单位负责对施工单位编制的竣工文件进行审核。即对施工文件、图纸和设备文件的准确性和更改情况进行审核。5、照片、声像等特殊载体文件：v各参建单位按各

4、自的归档范围，根据档案国家与行业标准进行收集、整理、移交并归档。五、质量要求v归档文件必须字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。v打印件字体、字号必须统一，符合字迹的耐久要求。v归档的施工文件应为原件。应有责任人亲笔签名，不能以盖章和打印代之，并要注明日期。v电子文件的制作应使用不可擦除型光盘。v竣工档案案卷的装订、制成材料和卷皮规格必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准要求。六、项目文件的整理v16项目文件整理，应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。原则上

5、由文件形成单位进行整理，即谁形成谁整理。v施工文件一般以单位工程为单位进行整理，按分部或分项工程次序依次组卷。v编制声像档案时，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。Ø由两个或两个以上施工单位承包的单位工程。由分包单位编制各自承建部分的竣工文件。由建设单位进行汇总或委托有关单位汇总编目。v同一单位工程内的案卷排列既要保持各单位编制竣工档案的独立性，又应按分部（项）次序排列编目。v案卷及卷内文件不应有重份，不同保管期限的文件为一卷时，期限从长；不同载体文件一般分别组卷。七、项目文件的排列v项目前期文件、管理性文件的按问题、时间排列。v施

6、工文件按管理、依据、施工记录、检测报告、质量评定、验收次序排列。v设备文件按依据性、开箱验收、设备图纸、安装调试、运行维护顺序排列。v卷内文件一般文字在前，图纸在后；译文在前，原文在后；批复在前请示在后；正件在前附件在后如是排列。16Ø单独立卷的设计变更、原材料、焊接记录文件，按一览表、汇总表等说明性文件在前，记录在后排列。八、案卷编目1、案卷题名的编写v案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名一般应包含以下三要素：“项目（机组）名称+单位工程名称（或分部分项、专业、设备、系统、阶段）+文件主要内容”v注意：项目名称应与国家项目核准名称保持一致，

7、或统一规定的简称。v由两个或两个以上施工单位承包的单位工程。题名中应在“项目（机组）名称+单位工程名称+标段名称+文件内容”。2、卷内目录的编写：（注意责任者、页号）v责任者，填写文件形成单位的名称，注意要填写单位全称或规范的简称。v注意区分，卷内目录责任者与案卷封面立卷单位，卷内目录责任者是指该份文件形成部门或主要责任单位，案卷封面立卷单位是指负责组卷的责任单位。16v页号，案卷装订成册的应填写每份文件首页上的页号，最末份文件必须标注首尾页号。不装订的案卷应填写每件的页数。3、卷内备考表的编写：v备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，以及

8、组卷需要说明的情况。v互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保存