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时间:2018-07-19
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1、集团上级领导来访视察接待方案一、接待前工作:1.来访人员及规格确定与相关部门联系,确定来访人员主要领导职务、陪同人数和其他相关事项。根据以上信息确定接待规格和开展相关准备工作。注意要与对方主要联系人保持密切联系交流。2.场地确定1)10人及以下安排在行政楼四楼会议室2)10人以上安排在行政楼5楼展厅3)如果需要20人入座,那么需要对五楼展厅和四楼行政楼的桌椅进行对调更换。五楼展厅用四楼的桌子,按长4X宽2的标准纵向摆放。如图:3.厂区参观路线确定经沟通,确定参观路线。及时通知涉及到参观接待的各个路线和参观点的相关
2、部门,做好准备工作。4.卫生清洁:1)前后门:由保安队负责,做到路面无障碍物,无垃圾,整洁2)厂区卫生:由后勤办公室负责,做到路面畅通光洁,无垃圾和纸屑果皮烟头等杂物,主干道无占道车辆和障碍物,车辆整齐摆放,头朝外。1)行政楼:①行政楼前场地路面光洁,无垃圾和纸屑果皮烟头等杂物;②一楼大厅地面光洁,电梯门要光洁,电梯内要光洁;③楼梯要光洁无杂物;④五楼阳台桌椅摆放要整齐,遮雨太阳棚要张开。⑤墙壁无蜘蛛网和杂物张贴;⑥接待会场地面要光洁、干燥、无灰尘、杂物,垃圾袋重新更换,桌面、玻璃、茶几、陈列饰品等物体外表明亮干
3、净,窗帘同一高度达到上层窗格处为准;⑦洗手间马桶要干净、地面光洁干燥,无异味,重新更换垃圾袋,填满卫生纸巾,洗手台台面干净,洗手液和擦手纸巾保障充足,底下垃圾袋重新更换。1)涉及到的参观车间,按照5S标准,做到机器摆放整齐划一,通道整洁畅通,玻璃干净,窗帘摆放位置统一高度,达到上层窗格处为准,重大活动,条件许可,尽量着装统一整齐。1.物资准备1)水果以时令水果为准,一个品种;香烟中华烟,3字头。2)纸巾,套上纸巾外壳,统一一种颜色,为黑色。如果纸巾外壳不够,可不用,统一一种颜色。3)果盘,透明、玻璃质,统一规格型
4、号和颜色。4)烟灰缸,透明、玻璃质,统一规格型号和颜色。5)桌椅,统一规格型号和颜色。6)茶壶及配套的茶水器具,统一规格型号和颜色。要准备充足,能满足及时供应接待人数需要。7)准备相机,重大活动需准备DV摄像机。8)重大活动需要指示牌,在行政楼前门口立起宣传牌。2.投影准备1)信息部要准备好投影幕、电脑、话筒、播放显示笔、无线鼠标、数码相机、DV、录音笔等相关办公信息设备。在接待前半天内完成;2)突发性和临时性的,为做好工作需要做好加班,最迟客人来访前半小时前完成。3.文字材料准备1)投影幕欢迎词拟写和确定2)相
5、关汇报材料准备,包括书面的和PPT4.迎宾接待礼仪标准1)欢迎显示屏提前一小时打出来。2)保安:安排两名身形挺拔、面貌端正站岗,一名立在岗位台上,一名在车库旁,身姿挺拔,等来访人员到达公司大门,岗台人员立正敬礼,另一名迅速迎前引导车辆停靠。在领导来前,敞开大门,不要查车。3)迎宾人员:着装整齐,端庄大方。站在行政楼一楼门前,等人员前来,面带微笑,微躬身躯,“您好,欢迎莅临东蒙集团”,然后引领至电梯旁,开启按钮,躬身作引式状。5.会场环境摆放标准1)桌椅摆放:桌子四面围摆,呈长方形,桌椅都要统一规格型号。20人以上
6、入座,需要从四楼调换桌子,按长4x宽2规格摆放。2)果盘、烟灰缸,军用白色透明玻璃质,摆放如下:3)小瓶农夫山泉矿泉水每个坐席一瓶。4)会场音乐提前20分钟播放,选择轻音乐,音调轻柔,便于营造气氛。5)如果安排在五楼展厅,需要相关部门对五楼展厅衣服进行重新陈列,品类要全,陈列要整齐、美观、大方。1.其他1)其他临时性物品添置、摆放以及相关工作的安排落实。重大活动须下达接待工作备忘书,提前一至两天下达,临时通知的重大接待可不受此条限制。2)以上涉及的事项,须在接待前半个工作日内完成。突发性和临时性的,为做好工作需要
7、做好加班,最迟客人来访前半小时前完成。3)以上工作事项的人员,如果工作人手不够,须抽调一些相关部门人员支持。4)具体负责人员,等新一轮组织结构调整后正式确定。二、接待中工作1.礼仪人员在岗,随时服务。2.端茶与续茶。最好安排两个服务人员,茶水准备好后,一个端着茶水盘,一个添置茶水并端送茶水给来访领导。首先给主要领导服务,服务后,并微笑说“您好,请用茶”。最好事先知道主要领导姓名职务,例如知道盛书记,端茶“盛书记,请用茶!”,如果是一个礼仪人员,先在茶水间准备好茶水,然后再端过来续茶。3.摄影待人员入座好后,选取最
8、合适的机会拍摄,整体照2—3张,来访领导和公司领导讲话时,正面照2—3张,便于选取。1)配合领导讲解文字材料在电脑上进行播放。2)其他:临时性领导要求的事项进行及时协调、落实。三、接待后工作1)送宾①现场协调人员,见领导站起欲离位,即播放旋律柔和优美的轻音乐。②礼仪人员看会谈就要结束,走在来访领导之前,在电梯口按电梯钮,一手按住电梯门,等领导近前,面带微笑,躬身作引式状,
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