文书档案管理制度

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1、管理标准Q/HDMNZZ-216.03-2010文书档案管理制度1范围本标准规定了有限公司文书档案管理的工作内容与要求。本标准适用于有限公司文书档案的管理。2规范性引用文件《中华人民共和国档案法》《国家档案局10号令》《中国公司文件材料归档办法》（试行）3术语和定义文书档案是指机关、团体、本单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。4管理职责4.1文书档案是企业档案的组成部分，各职能部门在工作活动中形成的全部文件材料由档案室集中管理，应销毁的统一监销。4.2文

2、书档案管理的主要任务是：收集各职能部门移交归档的文件材料，在各职能部门立卷的基础上，按照规定的要求进行分类，整理和保管，为公司各项活动提供利用材料。4.3严格贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，严防文书档案失密、泄密现象的发生。4.4管理办法4.4.1编制必要的文书档案目录、索引等检索工具，供查阅时利用。4.4.2文书库房应做到防火、防尘、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠。做到办公室与库房分开，以保证档案安全。4.4.3应定期检查保管情况，对破损变质的档案应及时修补、复制，并做其它技术处理。5管理活动、程序及要求5.1文书档案的归档范围、时间5.1.1归档范围企业在筹备、设立、运营及产

3、权变动过程中直接记述和反映企业活动的具有现实和长远查考价值的文件材料均应归档。5.1.2归档时间管理性文件材料应在办理完毕后第二年一季度向档案室移交归档。5.2文书档案保管期限5.2.1企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。5.2.2保管期限依据国家《文书档案保管期限表》执行。5.2.3文书档案保存期限表附后。5.3文书档案归档要求5.3.1已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。5.3.2管理标准Q/HDMNZZ-216.03-201

4、0归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。5.3.3文件材料一般归档一份。重要的、利用频繁的和有关部门需要的可适当增加份数。5.3.4交接档案的当事人在接收档案时根据移交清单清点核对，并由交接双方在清单上签字或盖章，不符合归档要求的，档案室有权拒收。5.4文书档案的整理和保管5.4.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列；涉密文件按涉密级别分类，单独保管。5.4.2文书档案在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。5.4.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。5.5.文书档案的统计和检查5.5.1档案室

5、要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。5.5.2档案室对所保管的文书档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。5.5.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。5.6文书档案的利用和借阅5.6.1档案室所保管的文书档案，原则上一律在阅览室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司总经理工作部主任批准后方可将档案借出。5.6.2复制档案资料时，需经公司总经理工作部主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途。5.7文书档案的鉴定和销毁5.7.1文书档案室定期

6、对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史、科学和使用价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。5.7.2文书档案的鉴定销毁工作由公司总经理工作部负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查。5.7.3档案室对予批准销毁的文书档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。管理标准Q/HDMNZZ-216.03-2010附录：文件材料归档范围和文书档案保管期限档案分类归档文件内容保管期限问题党群工作期限

7、划分党群工作党委年度工作计划、总结永久党群工作党委会议记录、会议纪要永久党群工作党员代表大会文件材料永久党群工作党委、纪委换届的请示、批复永久党群工作党委重要的专题总结、报告永久党群工作党内表彰先进的决定、通知(县级以上)永久党群工作党务工作大事记永久党群工作组织机构设置的请示、批复、通知永久党群工作党组织印信启用、作废的通知永久党群工作党委领导分工永久党群工作党内干部任免，干部选举、审查、考核材料永久党群工作组织关系介绍信及存根永久党群工作党组织工作统计年报表永久党群工作党员名