文书档案管理制度

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1、***********建设办公室文书档案管理制度-9-文书档案管理制度（一）文书管理制度第1章总则第1条为使办公室公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。第2条办公室与外界来往文书的收发由综合办统一负责。第3条综合办指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。第2章公文的种类第4条公司的通用公文种类（1）请示向上级部门请求请示、批准的事项。（2）报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。（3）决定对重要事项或重大活动做出安排。（4）决议经过会议讨论或议定，要求贯彻

2、执行的事项。（5）批复上级答复下级的请示事项（6）通告在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（7）通知-9-传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。（1）通报表彰先进，批评错误，传达重要情况。（2）函对同级或不相属单位相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。（3）会议纪要记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第2条文书的保密等级划分（1）绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。（2）秘密。指次重要并且涉及内容不能向无关人员透露

3、的文书。（3）机密。指不宜向单位以外人员透露内容的文书。（4）普通。指非机密文书。第2章文书的收发第3条到达文书全部由文书综合办接收，并按下列要点处理。（1）贴文书处理签，拟定拟办意见。（2）送主要领导阅示。（3）分送各负责人办理。（4）进行文书归档。第4条对于文书的收发，要做好收发登记。-9-第2章文书制作规范第2条公文格式（1）公文内容①发文字号：由发文机关代字、发文年度、发文顺序号组成，位于是文头与界栏线上。②主送机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。③标题：对公文

4、主要内容的概括和反映，是公文的眉目。④正文：公文的主体部分。⑤发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。⑥公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷日期为准，重要公文以签发日期为准。⑦公文印章：加印在发日期中间。⑧密级：保密文件注明密级。⑨附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。（2）用纸格式本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。（3）印装格式①公文均采用横书或横排。②在左面装订。③装订用钉装。第3条文书的签发-9-（1）领导小组文书收领导小组主要领导签发。（2）办公室文书由办公室主任签发。第10

5、条文书的盖章在正本上必须加盖印章。第11条文书制作注意事项（1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。（3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。（4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，并且必须署名。第2章文书的整理与保存第12条文书的整理与保存全部完结的文书，在结办后3天内，交综合办归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上

6、做好登记，归档保存。第13条文书的保存年限按有关文书保存年限的规定执行第14条注意事项（1）重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。（2）保存期满及没必要继续保存文书，经主要领导-9-决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律经焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报主要领导批准销毁。（1）销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失不遗漏。（2）如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由。（3）必须做好重要文书的借阅登记工作，度注明归

7、还日期。(二)档案管理制度第1条管理部门文书结案后，原稿由综合办归档，经办人员根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办人员保管，应经综合办同意后妥善保存，综合办以影本归档。第2条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收:1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；2.文件如经过抽查，应有综合办的签认；3.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回人员。第3条文件整理点收文件后应依下列方式整理:1.文件以左方装订为原则；2.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，。应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第4条档案分类-9

8、-（1）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中