企业行政管理制度制度.doc

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1、行政管理制度第一节行政管理概述一、企业行政管理概念企业行政管理系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。二、行政管理部门的职责行政管理部门的功能是根据物业管理公司的发展要求，全面负责行政事务工作，发挥行政监管和服务职能。具体职责为：1、负责贯彻落实公司领导办公室的各项决议，并深人调查研究，努力掌握第一手材料，为领导的工作决策提供可靠依据。2、负责起草、拟订、审核公司的各项工作计划、收支计划、总结、规章制度和其他文件，并负责打印、复印、分发和登记的各项工作，负责使用和管理公司的印鉴。3

2、、负责筹备和安排公司的会议，并做好会议记录，整理好会议纪要。催办、检查并反馈会议决定的执行情况。4、负责管理文书档案和有关资料的工作，包括保管、收发、文印、核稿、呈批、催办、收档、调卷和保密等工作。5、负责协助领导处理日常事务，协调各部门的工作，监督各部门贯彻执行公司的各项工作决策和指令的情况。6、负责公司的总务后勤工作，具体包括计划、采购、保管和发放办公用品、设备等内容，负责管理员工餐厅、员工宿舍等工作。7、负责公司对外行政联络和关系协调的工作，并做好接待安排来信来访的工作。8、负责公司来宾的组织、安排、接待工作，并处理各种

3、社会公共关系。9、负责监察公司员工和各部门的工作进展、工作质量、执行规章制度等情况。10、负责起草和编写公司综合性文件、报告、宣传资料、年度大事记等11、负责公司的各项宣传工作，组织社区文化活动及员工文娱活动，丰富文化生活，建设推广公司的品牌。12、负责采购公司的日常办公用品和设备设施维护耗材，办理物品进出仓手续和管理仓库资产。13、负责公司法律事务的处理。14、及时完成公司领导布置的其他工作任务。三、日常行政事务管理的内容1、保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题。

4、2、每月统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认。373、每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2一3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中。4、名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单"，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人。5、每周一定时查看公司信箱，

5、将信件发放至员工手中。6、公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用。7、公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜。8、收发传真，协助各部门员工收发业务传真。9、协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。10、新员工人职时，提供人职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明（身份证、学历学位证、户口本、照片）的复印件，提交办公室主任整理归档。11、积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。四、会议管理1.

6、会议管理工作的内涵会议管理是指对公司各种会议的内容、规模、程序、数量和质量的统一管理。会议是很重要的行政管理手段，在沟通信息、商讨问题、总结交流、布置任务、协调统一、制定决策等方面起着重要的作用。会议是一个集合的载体，通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，许多高水准的创意就是开会期间不同观点相互碰憧的产物·随着科学技术的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E_mail,多媒体等多种形式进行沟通，但是会议是任何其他沟通方式都无法替代的，因为这种方式最直接，最符合人们原本的沟通习惯。2．会议的目的⑴开展有

7、效的沟通。会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的·⑵传达信息。通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，即向员工传达来自上级或其他部门的相关信息。⑶督员工、协调矛盾·许多物业公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度，同时借助会议有效协调上下级以及员工之间的矛盾。⑷达成协议与解决问题。开会总要达成协议与解决问题，最终实现协议的产生和问题的解决。⑸资源共享。利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。⑹开发创意。通过会议讨论形成并论证新的构思，使其具有可行性

8、。⑺激励士气。年初或年底的会议通常具有这一目的，以使全公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。3．会议的种类37通常，物业公司的会议有两种类型：⑴四级例会制度，即公司常务会议、总经理办公会议（碰头会）、部门工作会议、全体员工会议。⑵其他会议，即计划调度会、投资决策（审议）会议