公司公文管理制度

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1、XX公司公文管理办法第一章总则第1条目的为规范公司公文管理，提高公文质量，确保公文的有效性和系统化，制定本办法。第2条定义本规定的公文特指通知、通报、报告、请示、批复、决定、决议、函、会议纪要，及其他用于内部、外部正式的沟通、协调、传达信息的文件。第3条内容本规定对公文的格式、起草、批准、印放、存档的管理进行了规范。第4条适用范围本规定适用于公司范围内的公文管理。第5条职责1.综合管理部负责组织公司公文的会签、印发、更改控制和管理，并负责电子版本文件的维护。2.各有关部门负责各自部门文件的编写、发放和管理。3.文件主导职能

2、部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。第二章公文的分类第6条通知发布规章制度、转发不相隶属单位的公文、要求各部门办理和需周知的共同执行事项、人员任免等用“通知”。“通知”正文开头主要交待通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第7条通报表彰先进，批评错误、传达重要情况等用“通报”。“表彰性通报”正文开头叙述先进事迹、分析概括、组织上给予表彰决定、希望或号召。公文管理规定XX公司/P/ZH/012[2012]-00生效日期2012.04.01第5页共17页XX公司“批评性通

3、报”正文开头叙述错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第1条报告向上级部门或领导汇报工作，反映情况，提出建议，不需要明确答复的，用“报告”。报告”正文开头主要交待缘由。要概括说明“报告”的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。正文主体用来陈述、说明报告事项。结尾常用“特此报告”、“以上报告如无不妥，请予批准执行”等惯用语。撰写报告是应注意材料要真实，主旨要鲜明，在使用报告这种文种时尤其要注意不能与请示混用。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第2条请示向上级部门

4、或领导请求指示、批准，需要明确答复的用“请示”。“请示”正文写清楚请求解决什么问题，表明自己的难点，提出解决问题的意见或建议。结尾另起一行用“以上请示，当否，请批示”或“以上请示，如无不当，请予批准”或“以上请示，请予审批”等惯用语收束。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第3条函与不相隶属单位之间相互商洽工作，询问或答复问题，以及向政府机构和行业机构请求批准等，用“函”。“函”包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项，结束语。。结语另起一行用“特此函达”、“专此函达，请答复”、“特此函达，请予以办理”等惯用语收

5、束。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第4条会议纪要记载、传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。（书写规范及格式见附件2）第三章排版与格式第5条公文用纸采用A4型纸。公文标题用2号加粗宋体，标题与正文之间空一行，主送单位用小四号加粗宋体，正文、落款及日期用小四号宋体。日期的书写规范用“二○××年×月×日”中文字体书写。公文管理规定XX公司/P/ZH/012[2012]-00生效日期2012.04.01第5页共17页XX公司第1条页面设置纸张大小：纵向A4（210×297mm）；行间距：1.5倍行距（除对外传真文件的刊头）

6、；字间距：标准间距；上、下页边距2.5cm，左右页边距3.1CM，页眉顶端距离1.4CM，页脚顶端距离1.3CM，其他设置以不影响整体美观为原则。第2条公文格式1．通知、通报、报告、请求、决定、决议、函公文格式（见附件1、附件2）。其由眉首、主体、版记三部分组成。1)眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，由发文单位标识、发文字号、签发人组成。2)主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，一般由公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注组成。正文中的年份、数字一律使用

7、阿拉伯数字，不得回行。成文日期以负责人签发的日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写成“0”。3)版记置于主体以下的各要素统称版记，一般由主题词、报送、印发单位和印发时间组成。公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。2.“会议记要”格式（见附件3）。1)会议记录格式可根据具体需要灵活调节，附录6为建议参考格式。2)第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头。3)刊头右上角插入公司名“常州龙媵太阳能公司”。4)如果总页数超过一页，则在每页右下

8、角插入页码。第3条公文编号1.通知、通报、报告、请求、决定、决议、函的的编号。公司发公文字号分类为公司级文号、部门级文号。公司级文号指以“XX公司”开关的文号，部门级是指以“部门”开关的文号。1)公司级文件，使用“XX公司[年号]序号”公文管理规定XX公司/P/ZH/012[2012]-00生效日期20