浅谈高校电子学籍档案的管理

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1、浅谈高校电子学籍档案的管理浅谈高校电子学籍档案的管理浅谈高校电子学籍档案的管理　　一、电子档案管理与传统档案管理的异同　　电子档案与传统档案归档时间上的不同　　高校电子文件档案是采用计算机技术对于学校的资料进行整理，电子档案在归档过程中不用人力的抄送，这就使得电子文件档案在文件整理完后通过计算机网络直接发送给档案部的工作人员，由档案工作人员接收登记整理。归档时间上具有随意性，而传统的档案归档的这个过程都是人力而为，这就使得传统档案在归档时间既不能达到一致，时间上比电子档案还要长。　　电子文件档案与传统档案管理方式上的不同　　电子

2、档案是保存在计算机中的文件，所以电子档案在管理过程中也是采用计算机的方式，档案部门在接收到文件同时，便给每份文件编制一个唯一的文件号，并且给出每个电子档案的分类号和档案号，根据电子档案上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词著录、标引。这样人们就可以通过搜索档案号查找自己需要的电子文件档案。　　电子文件档案与传统档案归档方式上的不同　　电子文件是采用一系列计算机电子编码技术，对于档案可以进行随意的编辑修改，通过关键信息来鉴别文件凭证性，当然这些使用电子文件的原始凭证性辨别变得复杂，对于电子文件进行信息认证和加

3、密的方式，能够保证电子档案在处理过程中不会出现错误，保证电子档案的真实性和原始性。　　电子文件档案与传统档案保存方式上的不同　　电子文件虽然方便快捷，但是由于电子文件的载体是不断更新换代的计算机，影响电子文件的长期可读。想要永远的保存电子档案，就需要档案部门能够在接到电子文件后，电子文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，这样就能够保存信息资源。　　二、高校电子学籍档案的管理有效措施　　做好高校领导工作　　高校学籍档案是办好学校的重要基础工作之一，这就要求相关领导重视电子学籍档案的管理工作，在人力、财力、设

4、施上给予大力支持。一是电子学籍档案领导部门要加大对电子学籍档案的重视程度，强化依法治档联盟的意识。二是根据电子学籍档案的特点，制定相关的制度规定和标准来支持，三是要做好电子文件的自动上传收集。改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，在学籍档案室的服务器上归档。四是强化培训，引进和培养高素质的学籍档案工作人员。除必须掌握文字处理、排版以及文件、邮件的收发外，还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作。为的是要选择和调配具备计算机知识的学籍档案人员和了解学籍档案知识、有一定实践经验的计算机人员

5、和缩微技术人员，优化学籍档案部门的人员结构。　　建立学籍档案信息安全保障体系建设　　一是在开发利用学籍档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。非公开的学籍档案信息一律不得上网，在因特网上提供已公开的学籍档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保学籍档案信息系统的安全运转。二是加强对电子文件归档工作的管理、监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效。　　加大高校学籍档案投入力度　　高校学籍档案建设是一项大投人、长积累、晚见效的工作，档案部门不创造物质财富，也无创

6、收渠道，经费只能由财政供给。资金筹集难度很大。一是档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持，将其列人信息化工程，解决预算经费，一次难以到位的可确定基数，分年兑现。二是要加大学籍档案信息化建设资金的投人力度，以缓解电子学籍档案建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。三是要做好电子学籍档案，最基本的投人渠道只能是财政，同时，坚持争取财政支持与积极自筹相结合，注意发挥自身的主观能动性，广开筹资渠道净取多方面支持，多渠道解决。　　建立高素质、专业化电子档案管理人才队伍建设　　管理人员的业务水平提高了，才能适应电子档案的需要.传统的档案服务水

7、平明显滞后于时代的发展，远远不能满足电子档案的需求。随着时代的发展和社会的进步，网络化、信息化将在未来的社会中占主导地位，高校要充分利用多种教育培训，加大对在职档案人员的培训力度。要加强对档案人员的计算机应用基础知识、数字化技术知识、高新技术知识、现代管理技术知识的培训，提高档案人员的理论和业务素质，才能做好电子学籍档案工作。　　加强档案设备、安全管理监察工作　　一是要建立健全规范化的电子介质操作方案，方案要详细的规定使用、操作电子文件过程中应当遵循的程序，减少人为操作因素造成的损失；二是要建立常态化的设备、安全管理制度，定期、

8、定时对机器设备和电子文件载体进行检测，一旦发现问题立即补救，减少环境因素影响设备产生的损失。同时由于电子档案可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子学籍档案的真实性要采取专门技术措施。　　三、小结　　学籍档案是指学生从入学到走向社会在学校整个阶段的大