(林良淦)浅谈如何开好项目组例会

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1、北京煜金桥通信建设监理咨询有限责任公司第二届项目管理技术论坛2011．10．10北京煜金桥通信建设监理咨询有限责任公司　　第二届项目管理技术论坛浅谈如何开好项目监理组例会福建办事处林良淦【摘要】：项目监理组周例会是项目监理组内部管理过程中的一种管理方式，但这种管理方式必不可少。例会开得好，能起到沟通信息、协调工作、提高共识、化解矛盾、解决问题、带动监理工作更上一层楼的作用，使之达到统一认识、协调一致的目的，实现公司的管理方针和管理目标。作者通过几年的工作实践，对如何开好例会有深刻的认识，总结了几点体会：1思想重视2、形式多样3、注重

2、学习4、正面引导5、认真准备6、掌握技巧。【关键词】：浅谈例会项目监理组周例会是项目监理组内部管理过程中的一种管理方式，但这种管理方式必不可少。例会开得好，能起到沟通信息、协调工作、提高共识、化解矛盾、解决问题、带动监理工作更上一层楼的作用，使之达到统一认识、协调一致的目的，实现公司的管理方针和管理目标。本人通过几年的工作实践，对如何开好例会有深刻的认识，下面分几个方面就如何开好项目监理组的例会谈几点体会：一、思想重视。从思想上认识到开例会重要性有个过程，本人加入监理队伍已有9年，经历过几个项目监理组，但都没有定期的内部例会制度，只

3、是组长认为有事时项目组才开会议。我于2007年8月接手福州项目组组长工作，刚开始的二年，仍然延续这种做法，只是开会的次数增加了，慢慢地有了一种想法和责任感，尝试着开例会的方法，引导自己的团队走向辉煌，并于2009年11月2日星期一召开第一次项目组例会，宣布从今开始每周一定期召开项目组例会。经过近三年的实践，项目组发生了深刻变化，2009年本人获得公司优秀员工；2010年项目组获得公司优秀项目奖；2009、2010、2011年的公司5北京煜金桥通信建设监理咨询有限责任公司第二届项目管理技术论坛项目质量监督考核检查中，均获得高分；接受内

4、审、外审工作中，均受到好评。项目组人员积极向上，思想稳定，在各地出现人员跳槽辞职风暴中，项目组未出现一人辞职情况，有力地支持了监理工作。一、形式多样。总结分析上周工作，安排落实下周工作，这是开例会的基本内容。为了避免一言谈，提高员工的表达能力，项目组在形式上做了有益的探索，要求项目组所有成员必须在周例会上汇报自己一周的工作情况以及下周工作安排，这样可以让每个员工在大家面前、在正式的会议上汇报讲话，锻炼讲话能力和讲话胆量，以提高在日常监理工作中协调的讲话能力和参会的说话水平；同时，还要求汇报发言者要进行事先准备和归纳，发言要求要精练不

5、啰嗦，讲话要讲到点子上，要有哲理，要尚于分析，不断提高个人的讲话水平和口才能力。通过这样有益的锻炼，使原来比较爱讲话的人，发言就比较精练不再啰嗦，讲话也能讲到点子上了，原来性格比较内向的，刚开始汇报发言就几句话的，现在也敢于发言和善于发言了；另外，通过每个人的发言，每个人对问题的看法、角度、处理方式各不相同，互相间得到互补、启迪和提高。为了避免例会形成制度后，随之而来的例会“疲乏”，这不仅会对例会效果产生负面作用，而且会消磨团队的精神。我们通过换个环境开例会、定个主题开例会、请施工单位参加例会、请大学实习生列席例会等各种形式，使每一

6、次例会开得有效率的同时，也让它成为提升团队精神的一次机会。这样有益的探索，整体推进和提高了项目组的监理水平和监理能力。二、注重学习。学习是提高监理工作的基础。如何使项目组成为学习型的项目组，利用周例会时间组织学习是个很好的方法，学习上级下发的各种文件，读懂文件内容，弄清文件精神，贯彻落实文件要求。例如，今年，中共中央宣传部、国家安全生产监督管理总局、公安部、国家广播电影电视局、中华全国总工会、共青团中央、中华全国妇女联合会联合印发了《关于开展2011年“全国安全生产月”活动的通知》将6月定为全国安全生产月，为了落实文件精神，切实加强

7、安全生产宣传教育工作，推动安全生产责任制的贯彻落实。项目组在6月13日周一例会上组织全体员工学习安全相关文件并布置有关活动要求，6月23日全体员工按“通知”要求完成了中国移动2011年安全生产（网上）知识竞赛答题；按“通知”精神完善了应急预案，并对应急预案中的消防设施的正确使用和办公场所高楼逃生进行了演练；向在监工程项目的施工单位下发了关于开展2011年“安全生产月”5北京煜金桥通信建设监理咨询有限责任公司第二届项目管理技术论坛做好安全生产的通知，要求施工单位做好安全生产月的安全教育和安全检查工作，并围绕“安全责任、重在落实”的主题

8、，认真贯彻落实《通知》精神，结合实际，注重实效，组织开展有自身特点的安全生产宣传教育活动；深入贯彻落实安全生产责任制，完善细化安全规章，逐级抓好贯彻执行。安全生产月结束后，我们对施工单位的活动情况进行了收集和检查。通过学习和系列活动，