新为橡塑公司涉外事务管理暂行规定

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1、涉外事务管理暂行规定为规范公司涉外事务管理，提高涉外办事效率，有效规避和减少涉外事务风险，特制定本规定。一、适用范围（一）涉外事务：是指公司生产经营活动中涉及本公司以外的事务性工作，主要包括参加会议、外出办事、签订商务合同、发出产品出现的差错行为（质量、数量、价格等）；（二）因公出差（含公派培训学习、参加会议）人员的管理。二、管理职责划分（一）各部室经理负责本部室工作职能范围内的涉外事务活动和提供有关损失、名誉影响损失资料、责任人，并对其工作效率、效果进行检查考核；（二）对涉及的经济损失、名誉影响事件，由办公室负责牵头，相关部门或人员配合参与调查处理。三、管理规定（一）涉外事务管理

2、１、所在部室的每项涉外事务均需明确具体承办人对该项涉外事务的工作效率、效果负直接责任，部门经理负间接或直接责任，并对承办人所承办的涉外事务效果进行检查考核；２、每项涉外事项均应按照公司相关制度和国家法律法规及地方行政部门的规定办理，不得使公司和员工的利益、名誉无故受到损失或伤害；３、重要涉外事项需建立电脑登记台账，做到有据可查，内容主要包括：时间、事项、承办人及参与者、办理结果、情况处置等必备内容；４、公司实行《涉外损失事件》报告制度，在发生涉外损失时，所在部门必须以最快方式向总经理和办公室主任报告：（１）属产品质量因素造成的，营销部在接到客户退货或者信息反馈后，应及时向技术质管部

3、经理反映，由技术质管部进行查证确认；（２）属产品数量因素造成的，营销部在接到客户退货或者信息反馈后，由营销部在所属打包组和发运员进行查证确认；（３）属产品其它因素造成的，营销部在接到客户退货或者信息反馈后，转交办公室并汇同相关部门查证确认；（４）属工作态度、工作责任心不强、不礼貌、不尊重客户等因素造成的，各部室在接到客户或办事机构的反映、举报后，转交办公室并汇同相关部门查证确认；５、办公室接到事件报告后，根据需要组织相关部门进行事件调查，查清产生原因、经济损失、公司名誉损失，核实具体责任者，按照公司相关规定予以处理。凡与本次损失事件有关的部门或个人均应积极配合，不得隐瞒、谎报或者提

4、供虚假信息。（二）因公出差管理　１、因公出差（含公派培训，下同）２天及以上（总经理除外）需填写《因公出差审批表》，并着重填写此次出差的目的地、任务、内容。出差结束后，需向部门经理和总经理汇报出差任务完成情况并经签字确认后交财务部报销，无《因公出差审批表》和未签字确认的一律不予报销；　２、因公出差期间因故不能按时返回的，必须向部门经理或总经理报告；　３、因公出差需派车的，需填写《派车单》并经总经理签字同意后方可出车，总经理出差期间需派车的由办公室主任签字。（三）其他管理　１、对销售的“三包产品”经用户使用后，确因质量原因需要补发产品的，必须由本产品营销员收回废品并经技术质检部经理、办

5、公室主任签字确认后方可补发。因特殊原因需要先补发的，由营销员提出书面申请，经营销部经理、办公室主任签字后方可办理，事后必须收回废品。　２、皮卡车在对外经营活动结束后，奥迪车在总经理出差后，夏季22：00、冬季20：00前，必须将车停在公司内或指定停放点，特殊原因需经电话请示，未按规定停放所发生的事故和损失，由驾驶员负主要责任。其他规定按《车辆管理制度》执行。3、皮卡车超出江油城区出车需填写《派车单》一式2份，经办公室主任签字后，财务部凭《派车单》报销过路过桥费和差旅费，无《派车单》一律不得报销；4、在涉外通话、洽谈业务、办理各项事务中，要讲究礼貌，谈吐文雅；注重仪表，衣着整洁，处处

6、维护公司在涉外工作中的形象。（四）考核1、因涉外事务对公司造成的名誉、经济损失的，对责任者和部门经理按照公司相关制度予以处罚和赔偿损失；2、对不配合调查、处理“涉外损失”事件或提供虚假证据、相互推诿、相互隐瞒的，一经查实，加倍处罚；3、部门“涉外损失”事件事实属实，但因种种原因无法查证责任人的，直接处罚部门经理。四、本规定自下发之日起执行。公司原规定与本规定有抵触的，以本规定为准。五、本规定解释权在总经理办公会。四川新为橡塑有限公司2008年10月日