办公总务管理-文书管理制度

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1、第二章文书管理制度一、文印室管理规定第一条公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。第四条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，

2、不得延误。第五条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。三、文件收发规定(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起

3、草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明秘密字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任

4、提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。(七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。 四、企业报刊、邮件、函电收发制度(一)全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。(二)外发函、电要求。1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。2.每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。(三)外来邮件管理1.外

5、来邮件一律经厂收发室签收分发。2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。(四)

6、报刊订购与收发。1.报刊订购。(1)订购时间：上半年下半年(2)订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。2.报刊收发。(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。(2)收发员收到邮局送来

7、的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。(五)收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。(六)收发室内外应经常保持整齐清洁。(七)收发室由××部门负责管理，其工作质量由××部门进行检查、考核，并承担责任。五、企业打字、油印工作制度第

8、一条凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印