医院档案管理在信息化条件下的探索

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1、医院档案管理在信息化条件下的探索医院档案管理在信息化条件下的探索　　现在信息更新速度飞快，人们对各种具有时效性强、价值高的档案信息需求量急速膨胀，对档案工作服务信息化的要求越来越高，传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。新的医改方案明确医院未来发展的方向是数字化。在这个发展的过程中，医院的档案管理就处在了改革的前沿，面临着由纸质介质向数字化的转变。改革的目的是为了管理费用的降低，综合效益的提高，是废弃纸质档案，全面实现数字化；还是纸质档案与电子档案有机融合相互并存，是我们需要深入思考的问题。　　1医院电子档案的管理　　1.1医院电子档案与纸质

2、档案管理的共存目前由于电子文件的管理制度、管理技术与方法、管理设备、软件版本、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性地实行纸质和电子文件双套归档。　　1.2医院电子档案的提供利用由于医院科研成果均拥有知识产权，再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性，在网络普及的今天，医院电子档案工作者在提供利用时应采取适宜的保密、防范措施。对于是在网络管理中，应根据医院电子档案的密级级别，分为在线管理和离线管理。对在线管理的电子档案，要采取必要的防火墙技术与杀毒监控技术，防止档

3、案内容泄露；对离线管理的电子档案要采取必要的防盗技术及加密技术。在提供利用时，应根据查阅者的利用情况与科研成果的密级级别而定。对于有较高密级的电子档案，一般不宜采用拷贝的方式提供利用。总之要建立完善的档案管理制度。　　2纸质档案与电子档案优缺点比较本文由.L.收集整理　　在办公自动化条件下，电子文档管理表现出一些新的特点和趋向，归结起来，主要有五个方面：一是文档存储数码化。二是文档管理自动化。三是文档传输网络化。四是文档处理一体化。五是文档利用在线化。　　虽然电子档案有以上诸多优点，但与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性：一是电子档案的利用要求有一定

4、的电子技术环境。二是电子档案容易受载体的影响，载体不稳定且寿命短。三是处理和利用电子档案，需要具备较高的素质和一定的技术支持。四是开发、管理和利用电子档案需要一定的投入，设备的投入只是其中的一块，后期的维护、管理及更新将需要得到持续的资金支持。五是需要得到一定专业素质人才，尤其是复合素质人才的支撑。六是电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中容易修改和泄密，会涉及一些权益方面的问题。　　而纸质档案的存在，能很好地克服电子档案的不足，保持档案数据的原始性、稳定性，维护档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹，几乎是不可能的。通过以上比较可以看出，纸质档

5、案与电子档案优缺点可以实现互补。　　3对纸质档案与电子档案并存管理的探索　　档案管理信息化是发展的需要，但我们不能陷入全面否定的泥坑。在科技的发展能完全取代纸质档案前，纸质档案的继续存在是必要的。那种认为电子档案可完全代替纸质档案的说法，是没有道理的。在继承中发展，在发展中继承，在档案管理改革发展过程中，坚持纸质档案与电予档案并存，使它们在相互并存中优势互补，相得益彰。　　3.1建立档案部门统一管理下相对独立又彼此联系的两套管理主线纸质档案和电子档案只是档案的两种表现形式，它们之间相互联系、相互补充。所以纸质档案和电子档案应该统一在一个部门的管理之下。在

6、统一的管理下，形成统一的标准、要求，便于两者之间的查找和相互验证；便于业务处理上协调一致，方便利用。在纸质档案与电子档案并存期，应根据各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件查找到相同内容的另一种文件，同时，在统一的管理下，便于将一些需要永久、长期保存的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的己开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。　　3.2建立健全一

7、整套科学合理的管理制度由于电子文件的特殊性，电子档案的管理需要制定相应的管理制度，这就需要对档案管理制度进行完善补充。档案管理的重点是过程而不是档案本身。要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集、管理和使用。同时，还要建立统一的标准，使档案信息化建设在科学化、标准化轨道上健康发展。　　3.3提高档案管理人员的综合索质档案管理是一门集计算机科学与档案学于一体的综合性科学，档案管理需要高素质的从业人员。因此档案管理人员要做好自身知识的更新，努力掌握计算机技术、信息管理技术和网络技术，改善知识结构。同时管理者要注重引进具有专业知

8、识的人才，尤其是培养具有医学知识、计算机网络知识的复合性人才充实档案管理队伍。要