谈如何避免项目管理中的沟通失灵

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1、谈如何避免项目管理中的沟通失灵谈如何避免项目管理中的沟通失灵　　对于当今的项目管理，不管项目计划如何完善以及项目实施如何有效已不能完全保证项目的最终成功，这是因为在项目进行中通常存在一定的变数，会给项目带来风险。要想降低或规避项目进行中的风险，必须实施有效地沟通，避免沟通失灵才能有效应对项目进行中的变数。　　几年前曾有这样一个统计结论，对于以往的信息系统集成，业界有两个80/20估计：一是80%的项目都失败，只有本文由论文联盟.L.cOm收集整理20%是成功的；二是在失败的项目中，80%的原因是由于企业领导想法不同、员工素

2、质不齐等非技术因素导致的。目前，项目管理系统在业界内很受重视，这是因为这个项目所涉及到的内容具有很大的不确定性，例如，技术、环境、员工等，因而项目管理所起到的良性作用就显得尤为突出。项目管理人员普遍认为在项目实施过程中，要保持有效沟通、建立良好地沟通方式避免沟通失灵，是建设的一个重点。　　一、项目沟通管理及其特征　　项目沟通管理是保证项目信息能够被及时、有效地生成、收集、分发和最终处理所需要的过程。它提供了项成功所必须的人、思想和信息之间的重要联系参与项目的每一个人以及项目干系人都必须做好传送和接受信息的准备，理解项目中涉

3、及他们的信息将如何影响整个项目。一直以来，在业界，项目沟通管理被认为是企业组织的生命线。管理的过程就是人与人之间沟通的过程，可以说，它是企业管理的核心内容，也是企业管理的实质。通过调查、了解客户的需求，同时，整合各种各样的资源，企业创造出好的产品以及用优质的服务来满足客户，从一定意义说说，这就为企业和社会创造了价值和财富。　　每一个项目都涉及到大量的技术、应用以及实施工作，因此需要沟通内容的复杂不言而喻。此外大部分项目项目班子都属于项目型组织，即特意为该项目建立的临时性组织。因此，在这样的组织中必须协调项目组成员之间以及项

4、目组成员与项目干系人的关系，以确保项目顺利实施。　　二、沟通管理中存在的主要问题　　（一）有效沟通不及时甚至不足　　在工作中，笔者曾遇到一个这样的项目经理，他在检查员工的工作成绩时有时松懈，有时紧迫，工期快到了，开调度会后才了解到，工程实际进展程度比想象中要慢很多，这样，在以后的工作中肯定会很被动。甚至经常出现在客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性并没有包含在其中，客户认为已以口头的方式反映给了项目组的成员，而项目经理却一无所知。以上这些问题都是由于沟通引起的，没有及时沟通，最终导致了工作的延误。这就要求，

5、工作中，项目经理要有前瞻性，定期、不定期与团队成员互相沟通，这样工作就会好做很多，会发现工作中存在的很多问题。沟通好了，一些潜在的问题就尽早能够解决，给企业造成的损失也就越小。　　（二）信息缺乏共享　　虽然信息技术已经在项目管理中得到普遍使用，但是很大一部分没有真正建立起信息共享、传递和使用的规范。在项目管理过程中，主要有以下三个问题，导致信息缺乏共享。一是不规范的信息格式。各部门没有统一的文档格式，各项目团队的文档模板各不相同，未形成统一文档风格。语境平台的不统一，令沟通无法更方便、更和谐，各人也随意发挥，文档千奇百怪；

6、二是大量数据的可靠性、准确性有待提高。其容易导致很难让沟通技术得到提高，发生>中突，对以后团队新进成员的学习以及日后管理也带来了很多不必要的麻烦；三是文档难以做到真正的共享与学习。如果在团队中无法快速共享技术经验，成员间的重复沟通、反复沟通就会增多，增加沟通成本。　　（三）管理中民主意识和观念缺乏　　许多从事管理的领导喜欢把权力完全集中在自己手中，形成个人独裁，这就使得他很少与组织成员进行沟通，更谈不上向组织成员征求意见，同时因个人独裁带来的权威性组织成员难以参与进来，无法形成自下而上，在企业内部形成运行的机制，因此

7、没有实现真正的管理。大家无法做到群策群力，众志成城，同时员工无法在工作中体会到快乐。　　三、避免沟通失灵的方法　　有资料表明，企业管理者70%的时间用在沟通上。沟通的形式多种多样，主要有书面和口头两种。书面沟通要求尽可能以简洁的语言把事情描述清楚，以免因增加负担而刘御形式。比如：正式的项目报告、年报。口头沟通中应做到明确、坦白，避免因文化差异、民族信仰、用词表达等造成理解上的差异。需要指出的是沟通双方对不理解的内容一定要表示出来，并做进一步解释，知道双方达成共识，切忌想当然或者含糊。开会、谈判、谈话、做报告是最常见的沟通方

8、式。另外企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的，无论是工作效率低，还是执行力差，领导力不高等，归根结底都与沟通有关。因此，提高管理沟通水平，避免沟通失灵，显得特别重要。　　（一）建立完善的项目沟通计划　　在完整的沟通管理体系中包括四个主要环节：　　编制沟通计划，即确定该项目的相关信息需求和沟通要求，可简