文件存档流程管理

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1、公司文件存档流程管理文件存档流程管理为了更好促进公司发展，文件得到更好的管理和处理，有利于管理和快速查找、快速存档、达到有效管理和处理的文件。文件存档必须按照规定要求有序的存档。一、公司文件来往的审核，该文件审核是否存档。二、公司文件分二大类“一级文件和二级文件”；“一级文件”是机密文件，公司单独存档管理，没有总经理批文任何人不得查看或复印；“二级文件”是部门存档文件，二级文件原件或复印件，部门必须统一管理存档。三、对存档文件分部门。四、对存档文件审核，是否达到存档要求，文件是否需要二级存档，文件审核要求如下：1.总经办文件存档要求；客户资料、合同、公司重大决策资料、公司年度目标计划书、公司

2、机密文件、属于一级存档。合同、公司重大决策资料、年度目标计划书可以二级存档。2.财务部文件存档要求；财务账簿、凭证、其它相关原始资料一级存档，购销合同、工程合同、借款合同、以及其它合同一级存档并且做二级存档，财务发出的内部通知，为二级存档。3.工程部文件存档要求；工程技术文件和资料、商务文件、所有的工程承包合同、物资质量证明文件、属于一级存档，并且要做二级存档。4.市场部文件存档要求；客户供气合同、采购合同、外协合同、供应商气价调价确认件、是一级存档并且做二级存档。申购单、订货单、供应商报价单列为二级存档。5.客服部文件存档要求；开户申请表、通气记录单、供气合同、客户资料、该文件属于一级存档

3、，并且做电子版存档，建立开户数据库。派工单、回访记录表、来访记录表、属于二级存档。6.综合办文件存档要求；制度文件、公司重大事件记录、固定资产资料、公司设立变更、员工人事档案、资料移交表、该文件属于一级存档同时也做二级存档。员工住宿记录、购买电器合格证、周会记录、员工周总结与计划、文具月统计表、派车单、请假单、加班单、考勤补签单、备用钥匙该文件属于二级存档。五、文件必须分类存档，按照文件的内容和类型分别存档。六、各部门编码字母如下；1.总经办字母编码为“ZJ”2.财务部字母编码为“CW”3.工程部字母编码为“GC”4.市场部字母编码为“SC”5.客服部字母编码为“KF”6.综合办字母编码为“

4、ZH”5公司文件存档流程管理一、部门文件编码分类如下:公司通用编码字母；客户资料“K”、合同“H”、文件“W”、公司资料“D.0”、账簿“Z”、凭证“P”、客户供气合同“A”、企业供气合同“B”。名称统一码文件名称统一文件码文件名称统一文件码客户资料K原始文件WY居民供气合同A合同H购销合同HGX采购合同HCG文件W工程勘察GKC外协合同HWX公司资料D借款合同HJK气价文件WQJ账簿Z技术文件WJS调价文件WTJ凭证P工程资料DGC开户申请表KSQ居民供气合同A商务文件WSW通气记录单KTQ企业供气合同B工程检测GJC供气合同B工程合同G物资质量证明文件WZL客户资料K公司重大事件记录WJ

5、L制度文件WZD固定资产资料DZC员工档案DYG公司变更文件WBG资料移交表DYJ工程设计GSJ工程施工GSG工程安装GAZ1.总经办文件编码；客户资料“K”、合同“H”、公司文件“W”、公司资料“G”。2.财务部文件编码；财务账簿“Z”、凭证“P”、原始文件“Y”、购销合同“HGX”、工程合同“HGC”、借款合同“HJK”3.工程部文件编码；技术文件“WJS”、工程资料“GGC”、商务文件“WSW”、承包合同“HCB”、物资质量证明文件“WZL”。4.市场部文件编码；客户供气合同“A”、采购合同“HCG”、外协合同“HWX”、供应商气价文件“WQJ”、调价文件“WTJ”。5.客服部文件编码

6、；开户申请表“KSQ”、通气记录单“KTQ”、企业供气合同“B”、客户资料“K”。6.综合办文件编码；制度文件“WZD”、公司重大事件记录“WJL”、固定资产资料“GZC”、公司变更文件“WBG”、员工档案“GYG”、资料移交表“GYJ”。八、文件存档时必须填写部门编码、类型编码和日期方可存档，字母编码是部门的第一个大写字母为主；例如：“总经办文件”，字母是，“ZJ”5公司文件存档流程管理方可。类别字母编码要按照，文件类型或内容的第一个大写字母为主；例如：“客户资料”，字母是，“K”方可。数字编码是，年、月、+3位顺序号数字为滚动式编码；例如：2011年3月份，第一份文件存档，编码就是“ZJ

7、-K-201103001”如果是6月份文件，已经是第58份文件，就写“ZJ-K-201106058”以此类推。九、标志；1.为了更好的方便查找文件，档案柜必须编号统一，统一用公司字母编码，例如；“合同”那档案柜第一个编码就是H01，第二个就是H02以此类推。2.每个档案柜里的档案盒必须编号；从01-02以此类推，往下编号，摆放必须统一。十、档案存放级别以及存档规定和期限；1.档案和文件必须经部门审核，该文件是