试论档案管理中电子文件与纸质档案差异探索

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1、试论档案管理中电子文件与纸质档案差异探索试论档案管理中电子文件与纸质档案差异探索　自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传.L.播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。　　1、档案管理中电子文件与纸质档案信息

2、载体的寿命差异　　目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。　　电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、

3、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。　　因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效

4、的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。　　2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异　　当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。　　而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一

5、方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。　　因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相

6、关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。　　3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异　　在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。　　而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正

7、无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。　　在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电

8、子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制