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1、如何加强会计档案管理 会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问,需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。 一、会计档案的定义和内容 会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,
2、是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括: (一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。 (二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。 (三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 (四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。 二、会计档案管理中存在的问题 (一)会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管,而是
3、由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室,各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员,但未接收会计档案;有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》,要求会计人员自行保管会计档案;还有个别单位由于档案箱不足,将会计档案装入纸箱中,放在会计室的柜顶上或任意堆放。 (二)会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘,或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章,会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置,活页账簿没按统一标准填写封面,会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册
4、清点,没有移交清单,没有按照永久、定期两类分别保管,不仅查找非常困难,而且销毁档案也不及时,造成会计档案积累过多,无处存放。 三、会计档案管理存在问题的解决措施 (一)加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案,应严格按照会计档案整理的有关规定,明确会计档案的所有权是单位,单位会计机构将会计档案整理规范,在会计机构暂保管1年,期满后编制会计档案案卷目录,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。 (二)规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证
5、装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账,活页账簿必须将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”,与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘,由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。年度终了必须将会计报表逐页编制序
6、号,分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。 (三)规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管,不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。 (四)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《
7、会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出另行立卷,由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销
8、人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导。
