基于综合档案管理模式的测绘档案管理系统建设的实践与探讨

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1、基于综合档案管理模式的测绘档案管理系统建设的实践与探讨基于综合档案管理模式的测绘档案管理系统建设的实践与探讨　摘要：本文对基于综合档案管理模式的测绘档案管理系统的建设实践进行了简要论述。　　关键词：测绘档案管理系统建设维护　　1必要性分析　　目前，湖北省测绘成果档案馆主要采用手工管理的方式对测绘档案进行管理，包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用等环节；特别是借阅利用环节，检索档案过程特别繁琐，查询的途径不健全，查全率低，查准率低。这就产生了对测绘档案管理信息系统的强烈需求，具体表现在以下几个方面：　

2、　1.1提高管理效率。传统的测绘档案管理流程是立卷归档后，手工填写卷内目录、备考表、分类目录，再装盒入库。这种管理方式效率不高，且容易出现书写错误，致使后期档案数字化工作中利用大量的时间用于录入档案著录内容，远远达不到测绘档案信息化管理的要求。建立起测绘档案管理信息系统，可以实现对归档过程的信息化管理。　　1.2提供便捷的检索方式。目前，测绘档案检索工具还处于手工方式向计算机技术过渡的阶段，虽然已经将部分件级著录信息录入进计算机，但仍然未建立数量齐全、结构合理，能够多角度、全方位检索测绘成果档案信息，

3、提供较完备的检索体系的管理信息系统。　　1.3简化借阅流程。传统的档案借阅流程用户提出需求，档案管理人员依据经验找到案卷目录，再查阅案卷目录，检索到用户需要的档案著录信息，再依据档号从库房房中取出用户需要的档案。这种借阅方式不能够及时有效的为用户提供档案借阅服务，且查询效率低，容易出现检索错误或者检索不齐全，要求档案工作人员非常熟悉馆藏情况。　　1.4提高测绘档案利用效率。传统的测绘档案管理注重对档案实体的保管，轻视对档案信息内容的利用；这就需要加强测绘档案信息资源开发利用，如测绘档案编研，提供多种用

4、户获取测绘档案信息的渠道，充分发挥馆藏测绘档案的价值。　　2可行性分析　　目前，湖北省测绘成果档案馆已经完成了各类档案的整理组卷和目录录入等基础工作，为测绘成果管理系统的建设奠定了坚实的基础。通过后期的调研中，选择了北京东方飞扬公司的飞扬综合档案管理系统V7.5版本作为测绘档案管理系统的基础，进行系统合成等二次开发工作，使之适用测绘档案管理的特点。　　2.1前期准备工作充分。在前期工作中，已经完成了馆藏测绘档案的整理组卷及卷内目录录入工作，并进行了数据检查和修改工作，确保了档案著录内容的完整性和真实性

5、。　　2.2该软件在综合档案管理上应用成熟。据了解，该软件在综合档案管理方面完全满足国家相关标准及规范，在其他领域应用广泛，并取得很好的效果。　　3建设目标　　通过建立测绘档案管理系统，可以进一步提高测绘档案效率，为用户提供快捷的检索和借阅服务，加强对馆藏测绘档案信息利用。具体要达到以下几个目的：　　3.1优化测绘档案管理流程。通过建立测绘档案管理系统，优化测绘成果档案从接收到利用整个流程，提高管理工作效率。具体要达到入库登记、整理立卷、档案著录、借阅登记等一系列管理过程，并能够实现各种报表打印、档案

6、统计，加快从传统手工管理模式向计算机管理模式转化进程。　　3.2提供便捷的检索工具。首期实现对馆藏档案的件级著录信息的文字检索功能，满足初步的件级档案著录信息查询需求；后期要与地理信息软件相结合，提供图幅接合表及图形检索，实现对地形图、航空摄影测量等图形查询功能。　　3.3提供良好的档案利用服务。建立测绘档案管理系统的根本目的在于为用户提供更好的利用环境，包括完整的测绘档案信息资源、快捷的检索方法、便捷的借阅预约和登记服务；可以尝试与OA系统相连接，直接在OA上进行档案借阅服务，进一步提高测绘成果档案

7、的利用效率，逐步实现在线档案预约、借阅登记、归还登记及在线催还等服务。　　3.4逐步实现测绘档案自动化管理。建立测绘档案管理系统，可以首先实现测绘档案著录信息的自动化管理，在未来发展中，可以实现与档案原文信息链接，直接提供在线档案阅读服务，实现档案管理的自动化，最大限度的避免直接利用档案实体。4总体框架　　测绘档案管理系统主要是由档案著录信息层、系统管理层、档案用户层三个主要节点组成。档案信息层是进行档案管理的对象，也是为用户提供服务的内容；档案管理层主要进行后台档案接收、整理、著录、利用、库房管理、

8、统计等日常管理以及系统维护操作，是档案管理系统的关键部分；档案用户层主要是为用户提供档案检索、借阅服务，直接为用户提供服务。具体框架图如下图所示：　　该系统初步设定为在本馆局域网内运行，为测绘档案提供一种先进管理方法，同时保证内部用户档案查询及档案利用的需求。在未来发展中，逐步实现与因特网连接，依据测绘档案保密工作的要求，逐步在外网中发布档案著录信息。该系统部署如下图所示：　　5系统建设及维护　　为确保后期归档的测绘成果档案著录信息及时更新，需要建立数据