建立电子档案在煤矿企业科技档案管理中的意义

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1、建立电子档案在煤矿企业科技档案管理中的意义建立电子档案在煤矿企业科技档案管理中的意义　　电子档案是现代计算机技术和信息技术发展的必然结果，也是档案管理的最新发展方向之一。现结合煤矿企业档案管理的特点，探讨电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。　　1档案管理的目的和功能　　档案是历史的原始记录，或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性。档案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是为了开发与利用档案，因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。　　2煤矿企业档案管理的特点　　2.

2、1信息的广泛性　　煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。信息量巨大是其特点之一。　　2.2使用的频繁性　　煤矿档案使用频繁，特别是科技档案的使用，几乎每时每刻都和一线生产紧密联系，例如煤矿作业规程、安全技术措施、机电设备档案等，其使用频繁性远远大于其他行业。　　3电子档案的最新发展和应用　　电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为包括数字的、图形的及文本的信息，可以记录在计算机能够阅

3、读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。　　1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究领导小组。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》（试行稿）的基础上，在35个企事业单位进行试本文由.L.收集整理点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研

4、究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。可见，有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。　　4电子档案与传统纸张档案的优缺点　　4.1电子档案的优缺点　　电子档案的优点在于：存在形式一般为磁盘（硬盘）及光盘等有形介质，存取方便，占用空间小，存储容量大，便以携带和传输，可和计算机直接连接，可通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅

5、。　　其缺点是保存时间短（与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年），保密性差，保存条件高（需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等），阅读不方便。　　4.2传统纸张档案的优缺点　　传统纸张档案的优点在于：保存时间长，保密性好，占用空间大，阅读方便。　　其缺点是占用空间大，存储容量小，不便以携带和传输，复制困难，保存条件高（需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等）。　　5电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义　　从以上分析和比较可以看出，电子档案具有比传统纸张档案更

6、多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点，在档案的应用方面，电子档案更具互补的优点，便于携带，可直接通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。具体在实践中有以下的意义：　　1）煤矿企业应当结合档案管理的最新发展，建立电子档案系统，实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理不使其散失和安全保存的目的为主，电子档案以完成开发与利用的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的安全保存，更有利于档案的开发与利用。　　2）电子档案系统应配备专门的计算机和存储器（硬盘、光盘）、扫描

7、仪、照相机、打印机等。还应配备专门电子档案室，由专人负责管理和维护。计算机用以对电子档案的管理，存储器（硬盘、光盘）用于电子档案的存储，扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。　　3）可以把科技档案（包括规程、措施、图纸等）和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以Word、CAD等通用格式为主，便于查阅。　　4）利用或建立煤矿企业局域网系统，使所有的电子档案可以通过网络查询。各生产队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的

8、授权文件。　　5）为加强保密管理，可以设立权限，利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个通行字，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问。如果验证不合格，该用户