浅谈我国档案异地备份保存探讨

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1、浅谈我国档案异地备份保存探讨摘要：近年来突发性社会事件和自然灾害频频发生，给档案的安全带来严重威胁。如何强化档案人员风险防范意识，提高档案馆应对灾难的能力，以保障档案的安全成为当前档案工作中亟待解决的问题。档案的异地备份是解决档案安全保管的有效策略。从我国档案异地备份的研究现状入手，对制约档案异地备份保管的因素进行分析，并提出相应的解决对策。　　关键词：风险；异地备份；制约因素；对策　　　　1　档案异地备份保存的必要性　　　　数据是脆弱的，许多人为与自然因素都有可能损坏数据。刘家真认为我国文献的档案数据可能遭遇的灾难风险可以分为人为灾难和物理灾难

2、，前者包括工作失误、人员素质低、管理失调、蓄意破坏和战争，后者包括火灾、水害、电源、气象灾难以及地质灾难，并认为除战争、气象灾难和地质灾难外，其余风险因子的发生概率都较高，而气象和地质灾难对档案的破坏往往是毁灭性的。　　档案工作的核心是对档案的保护和提供利用。一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，方便管理和利用。但是，这样做不够安全，如遇到大地震等自然灾害，档案馆就有可能遭受重创，一些受损严重的档案(尤其是特殊载体档案)甚至无法修复。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要。特别是当前信息技术革命催生了全新的记录

3、形式——电子文件，使得社会记录利用和保存能力受到了严峻的考验，一些记录历史事件的电子文件丢失、损毁、不可阅读或无法证实其真实性、可靠性，不仅影响到国家和各类机构现行活动的质量和效率，更是化作一段又一段无法再现的历史空白。目前从国际档案界的工作趋势来看，档案异地备份已经成为国际上公认的最为安全的档案保护策略。因此，笔者认为建立异地备份档案库，充分利用先进技术和设备，对各类档案进行数字化加工，包括纸质档案、胶片照片和录音录像带等，是一个富有创意的举措，也有利于我国的档案安全管理水平与国际接轨。　　确保档案的安全是《中华人民共和国档案法》的重要内容。同

4、时行业标准《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，第3套异地保存。”《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套，一套封存保管(A)，一套供查阅利用(B)。必要时，复制第三套，异地保存。”这些规定是对异地备份保存必要性的肯定，也为异地备份保存提供了法规依据。　　　　2　国内档案异地备份的研究现状与实践　　　　2，1档案异地备份研究现状　　为了对我国档案异地备份有详细了解，笔者以“主题”为检索项，以“档案”、“

5、电子文件”和“异地备份”为词条，在中国期刊全文数据库中对发表于1990年～2009年期间的论文进行检索，得到29个检索结果，去除四篇关于异地备份的通讯报道，其余25篇的年际分布如图l所示。　　我国档案异地备份保存的研究起于1999年曾少雄在《中国档案》上发表的一篇题为《从9·21台湾大地震看城建档案异地备份》的论文。从图1可以看出档案异地备份的研究直到2008年才引起学界的广泛关注，2008年～2009年发表的论文中8篇是关于汶川地震对档案异地备份影响的思考。国内对档案异地备份的研究无论从关注度与研究的深度、广度上都处于起步阶段，无法满足实际的工

6、作需求。汶川地震从某种程度上说推动了学界和档案部门对现有档案安全保管利用制度与方法的反思，同时也推动了对档案异地备份机制、方法的研究。四川省政府办公厅2008年8月于汶川地震后发出通知，要求各级档案管理部门要逐步建立和完善档案的异地备份制度，电子文件、重要纸质档案的缩微件或数字化文本都应实施备份管理，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。2008年中国5级以上地震共发生97次，波及四川、台湾、西藏、青海、新疆等地。居安思危，未雨绸缪，档案部门应加大档案异地备份保存的研究与实践力度。　　2，2档案异地备份保管的实践　　近些年，随着档案信息化程度的提高，

7、档案的安全性问题引起了我国档案行政管理高层的关注。2007年、2008年国家档案局将这一问题列入了当年国家档案局科研项目指南。2009年10月30日在上海召开的全国档案馆工作会议指出，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。此外，国家档案局局长杨冬权在会议上要求，没有异地备份库的省级和副省级城市档案馆，要积极行动落实，这项工作要在2012年底前完成。杨局长的讲话让我们更加明确了异地备份在档案信息长期保存

8、和有效利用中的重要作用。　　国内一些地方已经开始了这方面的实践。中国建设银行总行建成并使用的资金清算系统的容灾系统，值得文书档案部门学习